Molte grandi aziende inviano specialisti che lavorano per loro in viaggio d'affari in un'altra città o in un altro paese per risolvere determinati problemi. Le organizzazioni sono tenute a rimborsare i propri dipendenti per le spese di viaggio dalle finanze dell'azienda. I lavoratori distaccati devono presentare i documenti in modo tempestivo, che sono la prova dei costi e un allegato alla nota spese.
Necessario
- - documenti del dipendente;
- - documenti dell'organizzazione;
- - calcolatrice;
- - atto locale sull'importo delle spese per un viaggio d'affari;
- - forma di relazione anticipata;
- - documenti attestanti le spese durante un viaggio di lavoro;
- - documenti compilati per un viaggio di lavoro.
Istruzioni
Passo 1
Quando un dipendente va in viaggio d'affari, il datore di lavoro deve redigere tutti i documenti in modo corretto. Questi documenti dovrebbero includere un ordine per un viaggio d'affari, un incarico di servizio, un certificato di viaggio d'affari.
Passo 2
Al ritorno da un viaggio di lavoro, il dipendente deve compilare un rapporto sul viaggio di lavoro, che viene compilato nel modulo di assegnazione del servizio da lui rilasciato al momento della partenza. Il dipendente nel rapporto deve riflettere l'adempimento dello scopo del viaggio, per il quale è stato diretto dall'azienda. La relazione deve contenere un elenco di documentazione che è stata consegnata allo specialista ai fini della conclusione dei contratti e della firma da parte dei partner (se questo è stato il motivo per un viaggio di lavoro).
Passaggio 3
Entro tre giorni dal rientro dal viaggio, il viaggiatore deve compilare un rapporto anticipato nel modulo AO-1. In esso, deve calcolare l'importo totale delle spese sostenute durante un viaggio d'affari. Questi includono la diaria, il cui importo è controllato dall'organizzazione da atti locali o contratti collettivi, viaggio, alloggio e altre spese concordate con il datore di lavoro.
Passaggio 4
Tutte le spese devono essere documentate, ad eccezione delle diarie. L'elenco dei documenti deve essere registrato sul secondo foglio della relazione anticipata (indicandone i nomi e gli importi).
Passaggio 5
Di norma, prima che un dipendente parta per un viaggio d'affari, gli vengono emessi fondi responsabili nel reparto contabilità. Se il dipendente ha speso lo stesso importo, lo ha riflesso nel rapporto e lo ha confermato con i documenti, il ricalcolo non viene eseguito. Se un dipendente aveva bisogno di prolungare un viaggio di lavoro o doveva essere in un'altra città in un giorno libero e svolgere una funzione lavorativa, il ricalcolo viene effettuato da un contabile, tenendo conto di tutte le sfumature. In questo caso, allo specialista viene corrisposta la differenza tra l'importo emesso e l'importo speso. Quando il dipendente ha ricevuto un importo maggiore di quello speso durante il viaggio, deve restituire il resto alla cassa dell'organizzazione.
Passaggio 6
Va tenuto presente che l'importo della relazione anticipata è approvato dal capo dell'impresa. Successivamente, viene eseguito il ricalcolo richiesto.
