La preparazione di relazioni pubbliche non finanziarie è una tendenza relativamente nuova nelle imprese russe a orientamento sociale. Il resoconto pubblico della società ha poco a che vedere con il sistema di reporting interno ed è fondamentalmente diverso dall'analisi contabile, pertanto il processo di redazione del documento ha le sue caratteristiche essenziali.
Trasparenza delle informazioni aziendali
I resoconti pubblici sono arrivati alle attività domestiche dall'Occidente, dove per decenni sono stati utilizzati come meccanismo per creare trasparenza delle informazioni nelle attività delle organizzazioni. Negli Stati Uniti e in Europa, di norma, tutte le grandi aziende pubblicano annualmente rapporti sullo sviluppo sostenibile, in cui forniscono informazioni sulla componente sociale del loro lavoro e sulle misure per la protezione dell'ambiente.
Molto spesso, tali rapporti sono preparati da imprese non minerarie, industriali e manifatturiere di un ampio segmento di mercato. Nei documenti, insieme ai volumi di produzione annuale, annotano quali benefici hanno portato alla società. Pertanto, le relazioni pubbliche consistono principalmente nei risultati delle attività di beneficenza dell'organizzazione, nel rispetto della legislazione ambientale, nella partecipazione allo sviluppo della società civile e nel sostegno alle iniziative sociali.
L'andamento degli ultimi anni indica un aumento dell'interesse da parte delle medie e anche piccole imprese per la redazione di relazioni pubbliche, che indica l'utilità di questo meccanismo per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. I piccoli operatori del mercato hanno sviluppato la consapevolezza che le informazioni sulla sponsorizzazione di società sportive e sul patrocinio di una scuola d'arte, anche con bassi costi finanziari, devono certamente diventare pubbliche.
I principali destinatari delle relazioni pubbliche sono:
- un'ampia fascia del pubblico - consumatori di servizi e beni, la popolazione della regione in cui opera l'azienda;
- partner commerciali: fondatori di società, membri del consiglio di amministrazione, rappresentanti del servizio clienti, appaltatori e persino organizzazioni concorrenti;
- mezzi di comunicazione di massa;
- dipendenti dell'azienda.
Un rapporto pubblico è un documento adattato per un'ampia gamma di parti interessate, che influenza lo stile di scrittura, il design grafico e la scelta delle informazioni da inviare.
Scelta delle informazioni
La raccolta di informazioni per la segnalazione al pubblico è in corso. L'opzione migliore è assegnare un'unità di personale separata per svolgere questo lavoro. I compiti di un dipendente, in questo caso, dovrebbero includere la raccolta sistematica di informazioni da tutte le divisioni strutturali dell'impresa secondo criteri verificati.
Tali blocchi informativi dovrebbero includere tutte le informazioni sull'attuazione di progetti sociali, vale a dire: incontri con funzionari governativi, consumatori, lavoro sugli appelli dei cittadini, eventi di beneficenza, ecc.
Come spesso si nota nei materiali metodologici per la redazione dei rapporti, il processo stesso di raccolta delle informazioni spinge le aziende alla necessità di aumentare il sostegno caritativo, creare nuovi progetti sociali, annunciare sovvenzioni, ecc.
Le grandi imprese, di regola, non inventano le proprie "ricette" per la preparazione di rapporti pubblici, ma utilizzano le "Linee guida per la responsabilità sociale" GOST ISO 26000, che raggruppa tutti gli obiettivi fondamentali della creazione di documenti pubblici.
Invio di informazioni
Un criterio importante per un rapporto pubblico di alta qualità è la disponibilità di percezione per un'ampia gamma di persone. Tali documenti dovrebbero essere comprensibili a quasi tutte le persone interessate, servire come fonte affidabile di informazioni e non richiedere ulteriori richieste di chiarimenti all'azienda.
Spesso i rapporti pubblici hanno un gran numero di grafici, grafici e tabelle, il che semplifica la presentazione delle informazioni. Le foto sono anche una parte importante di un rapporto pubblico di qualità.
La pratica mostra che il layout di un rapporto pubblico dovrebbe gravitare verso un opuscolo piuttosto che una presentazione documentaria. Molto spesso, un rapporto pubblico ha un formato orizzontale.
La struttura del documento include un frontespizio, un contenuto, un'introduzione, che può essere sostituita da un discorso di benvenuto del capo dell'organizzazione, la parte principale, una conclusione e un dizionario terminologico. Anche l'indice alfabetico semplificherà la navigazione nel documento, ma per motivi di lunghezza può essere omesso.
Distribuzione del rapporto pubblico
Il rapporto pubblico stampato deve essere inviato ai principali destinatari - fondatori e partner commerciali. In formato elettronico, il rapporto pubblico è pubblicato sul sito web ufficiale e inviato ai rappresentanti dei media.
Per informare i dipendenti dell'organizzazione, una versione elettronica del rapporto pubblico viene inviata alle divisioni dell'organizzazione.
