I documenti di accompagnamento sono redatti al fine di confermare l'invio del numero di documenti, merci e altri valori materiali in essi indicati. Inoltre, i documenti di accompagnamento relativi al trasporto di merci possono contenere altre informazioni.
Lettera di trasmissione
I documenti ufficiali trasmessi sono quasi sempre accompagnati da una lettera di accompagnamento. Contiene i dati del mittente, del destinatario, una descrizione dei documenti e dei materiali da inviare. Si consiglia inoltre di annotare di quanti fogli è composto il documento inviato. La lettera di accompagnamento viene redatta come documento separato su due fogli, uno dei quali rimane al mittente. Nelle organizzazioni, il numero e la data in uscita sono stampati sulle lettere di accompagnamento. Queste misure sono necessarie per garantire che tutti i documenti siano ricevuti in completa sicurezza dal destinatario. È anche, in una certa misura, l'assicurazione del mittente.
Documenti di accompagnamento per il trasporto di merci
Quando si esegue il trasporto, i documenti di spedizione fungono da documenti di accompagnamento, nonché un contratto di trasporto scritto. Sono presentati sotto forma di lettera di vettura ferroviaria per il trasporto su rotaia, una lettera di vettura per il trasporto aereo, una lettera di vettura per il trasporto su strada e una polizza di carico per il trasporto marittimo.
Le informazioni necessarie sul carico (nome, quantità, metodo per determinare il peso, ecc.), Il mittente, il destinatario, la distanza di trasporto e il suo valore sono inseriti nella lettera di vettura. È il principale documento di trasporto e determina il rapporto tra mittente, vettore e destinatario.
La polizza di carico è anche una garanzia che conferma il diritto del suo titolare di disporre del carico specificato nella polizza di carico e di ricevere il carico dopo il suo trasporto. Sulla base del documento di spedizione, il vettore redige una polizza di carico, in cui il mittente indica il nome del mittente e del destinatario, le informazioni necessarie sul carico spedito, l'importo del trasporto (nolo). Per l'inesattezza delle informazioni e tutte le conseguenze ad essa associate, il mittente della merce è responsabile nei confronti del vettore.
La polizza di carico conferma l'accettazione della merce per il trasporto e la accompagna per tutto il percorso. Inoltre, insieme alla merce, viene trasferito dal vettore al destinatario.
La polizza di carico in tutti i tipi di trasporto, ad eccezione di quello ferroviario, è redatta in tre o più copie in modo che ciascuna parte abbia una copia della polizza di carico in caso di controversie.
Il mittente della merce deve fornire al vettore, oltre alla polizza di carico, anche tutti i documenti necessari per le norme sanitarie, doganali, di quarantena e altre.
