Il lavoro d'ufficio è una parte importante delle attività di qualsiasi impresa, che consente di tenere traccia di tutti i documenti amministrativi e aziendali. Un dipendente o un'intera unità, i cui compiti includono il lavoro d'ufficio, esistono in ogni impresa, indipendentemente dalla sua forma di proprietà. Il lavoro d'ufficio consegnato con competenza è una garanzia di lavoro ben coordinato dell'intera azienda e la sua pronta risposta ai cambiamenti nelle condizioni aziendali e di mercato.
A cosa serve il lavoro d'ufficio?
Prima o poi, dopo l'inizio delle attività, qualsiasi impresa si trova di fronte alla necessità di organizzare il lavoro con i documenti, che sono lo strumento di gestione di base, poiché è con il loro aiuto che viene effettuato il trasferimento delle linee guida e vengono comunicate le decisioni gestionali a uno specifico esecutore. Il sistema di lavoro d'ufficio presso l'impresa è progettato per garantire la standardizzazione e l'uniformità della documentazione, organizzare la contabilità e l'archiviazione al fine di facilitare il lavoro con i documenti aziendali. Le funzioni del sistema di lavoro d'ufficio includono:
- organizzazione competente del flusso di lavoro, garantendo il trasferimento tempestivo dei documenti lungo il percorso più breve con il minimo dispendio di tempo, consentendo di controllare il passaggio di qualsiasi documento e la sua esecuzione nei tempi previsti;
- un sistema automatizzato di registrazione e contabilizzazione di tutta la documentazione in entrata, in uscita e interna;
- archiviazione dei documenti, che consente di sistemarli secondo criteri formali e di formarli in casi;
- creazione di una nomenclatura dei casi - un sistema di codici secondo elenchi di intestazioni dei casi, facilitando la loro sistematizzazione e determinando i periodi di conservazione degli archivi stabiliti dalla normativa legislativa o di settore.
Se tutte queste funzioni di lavoro con il flusso di documenti in azienda sono implementate, possiamo dire che il sistema di lavoro d'ufficio è sottoposto a debug e funziona come richiesto.
Aspetti organizzativi e legali
Qualsiasi documento contenente i dettagli dell'impresa è considerato un documento commerciale e, pertanto, vengono determinate le conseguenze legali per esso, ad es. questo documento può già essere presentato in tribunale quando si risolvono conflitti e contraddizioni che sono sorti. Pertanto, lo svolgimento del lavoro d'ufficio dovrebbe essere effettuato sulla base di documenti normativi - istruzioni appositamente sviluppate, verificate dal servizio legale e approvate dal capo dell'impresa. Questa istruzione non è solo un manuale, ma anche un documento che è obbligatorio per l'esecuzione, quindi tutte le persone interessate devono essere a conoscenza di esso contro la firma.
Le forme dei documenti, in base alle quali l'impresa svolge le sue attività, devono essere standardizzate. La composizione dei dettagli che devono essere indicati nei moduli è determinata in conformità con GOST R 6.30-2003 Sistemi di documentazione unificata. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per le pratiche burocratiche”. Lo stesso standard stabilisce anche i requisiti per la progettazione della documentazione aziendale e amministrativa.
