Esiste un tale concetto di "costumi commerciali". Sotto questa definizione capiente - tutte le tradizioni adottate nell'ambiente delle relazioni commerciali ufficiali. La corrispondenza ufficiale rimane uno dei principali meccanismi di interazione commerciale. Funzionari, uomini d'affari e organizzazioni pubbliche comunicano attraverso messaggi preparati secondo regole generali.
Un motivo per scrivere
Per quanto noiosa e insignificante possa sembrare la fase preparatoria della redazione di un ricorso ufficiale, non può essere trascurata. La ragione per la preparazione del documento dovrebbe essere chiaramente formulata.
Prima di comporre una lettera ufficiale, è importante determinare con precisione il destinatario. Dopo aver determinato l'oggetto del messaggio, è necessario verificare se tale questione rientri nell'ambito di competenza del destinatario. In caso di dubbio, è meglio esaminare la questione della competenza nei regolamenti e negli altri documenti normativi dell'organizzazione.
Tipo di richiesta
Dopo che l'argomento e il destinatario sono stati determinati, dovresti pensare al tipo di ricorso.
Se necessario, dovrebbe essere scritta una lettera ufficiale:
- Informare il destinatario. Molto spesso, le newsletter vengono inviate da destinatari di livello inferiore a destinatari di livello superiore;
- Contatta il destinatario con un test, che implica ulteriori azioni da parte sua. Quindi si rivolgono o a una persona superiore oa un pari in posizione;
- Assegna un incarico. Questo tipo di indirizzo è adatto solo per indirizzare un subordinato.
Le persone che contattano le autorità, le imprese o altre strutture utilizzano molto spesso il modulo di richiesta-richiesta.
Forma di ricorso ufficiale
Le dure condizioni dell'interazione ufficiale-aziendale rendono la forma dei ricorsi non inferiore al contenuto. Affinché la lettera raggiunga il destinatario, e non si perda nei labirinti dell'ufficio, deve essere redatta secondo tutte le regole.
Le organizzazioni redigono lettere su carta intestata ufficiale, assegnano un numero in uscita e indicano la data. Per chiarire tempestivamente le questioni di ricorso, è importante indicare il nome completo e le informazioni di contatto del contraente. Appaiono sull'ultimo foglio della lettera nel piè di pagina.
I privati redigono le domande su fogli A4 bianchi in forma dattiloscritta e, in rari casi, in forma manoscritta.
Per le organizzazioni, nell'intestazione del ricorso è indicata solo la posizione e il nome del destinatario, vale a dire. le informazioni sull'autore del ricorso ei recapiti sono riportati sul modulo ufficiale. Gli individui dovranno integrare l'intestazione con i propri dati, incluso un numero di telefono di contatto e un indirizzo a cui inviare una risposta.
A sinistra sono indicati i dettagli della lettera e sotto la formulazione dell'argomento del ricorso: "A proposito di ricompensa", "A proposito di fornire informazioni", "A proposito di un incontro personale", ecc.
Lo stile dell'appello ufficiale
Lo stile aziendale ufficiale viene utilizzato per comporre lettere ufficiali. I principi fondamentali di questo stile sono coerenza, non ambiguità e chiarezza di presentazione. Nella corrispondenza commerciale, le formulazioni colloquiali, l'uso di vernacoli, per non parlare delle parolacce e delle parolacce, sono inaccettabili. Anche gli eventi più inquietanti nella corrispondenza ufficiale dovrebbero essere presentati in un tono neutro senza alcun colore emotivo.
È buona norma seguire una struttura chiara e logica di frasi e paragrafi. Ciò semplifica notevolmente la percezione delle informazioni da parte del lettore.
La struttura del ricorso ufficiale
Una lettera ufficiale inizia con un appello: ". Segue un preambolo, in cui si dovrebbe rispondere alla domanda: "Perché è scritto l'appello, a nome di chi e per quale motivo". Potrebbe assomigliare a questo:
«».
«».
Seguendo dal generale al particolare, viene introdotta una parte esplicativa, che riflette le specifiche. Se viene scritto un reclamo, l'essenza cronologica del conflitto. Nelle lettere di invito, la parte esplicativa contiene informazioni sul luogo, la data e l'ora dell'evento, i suoi organizzatori e la forma di partecipazione del destinatario.
Qualsiasi ricorso ufficiale termina con un elenco diretto della richiesta. Ad esempio: ", ", ", ecc.
