Qualsiasi impiegato prima o poi si trova di fronte alla necessità di scrivere una lettera ufficiale. Il galateo aziendale sottolinea che la fine di una lettera è importante tanto quanto il punto di partenza del tuo messaggio.
È necessario
indirizzo esatto del destinatario, busta, copia dei documenti allegati alla lettera
Istruzioni
Passo 1
Rileggi quello che hai scritto prima di iniziare la parte finale della lettera. Controllare il testo per errori grammaticali e ortografici, macchie e imprecisioni. Se il contenuto della lettera ti soddisfa completamente, nell'ultimo paragrafo, ripeti ancora una volta la tesi principale della tua lettera in forma concisa e intelligibile. Quindi, riassumi il tuo messaggio, rendendo più facile per il destinatario preparare e scrivere una risposta.
Passo 2
Se è necessario allegare copie di documenti alla lettera ufficiale, dopo il paragrafo, fare un passo indietro di alcune righe e indicare nella colonna “allegato” un elenco di documenti. L'elenco deve essere numerato. Allegare alla lettera le fotocopie dei documenti nell'ordine in cui sono indicati nell'elenco.
Passaggio 3
Termina la lettera formale con un discorso educato e corretto, ad esempio: "Spero in una fruttuosa collaborazione". Inoltre, negli affari, è consuetudine terminare le lettere con l'aiuto di frasi come "con rispetto", "sinceramente tuo", "con rispetto". Quindi, assicurati di inserire le tue iniziali e la data. Non dimenticare di firmare accanto al tuo cognome dopo aver stampato il testo.
Passaggio 4
Inizia a compilare la busta. L'indirizzo del destinatario è scritto nell'angolo in basso a destra, l'indirizzo del mittente è scritto in alto a sinistra. Assicurati di inserire il codice postale corretto, nel qual caso la lettera raggiungerà il destinatario più velocemente.
Passaggio 5
È meglio inviare lettere ufficiali per posta sotto forma di lettere raccomandate con avviso di ricevimento. In tal caso, avrai la prova dell'avvenuta ricezione della lettera da parte del destinatario.
