Non esiste una forma generalmente accettata per tali documenti in quanto tali, ma è auspicabile rispettare i requisiti generali derivanti dalla stessa logica della comunicazione aziendale. Quindi, dalle prime righe di ogni messaggio dovrebbe essere chiaro a chi è rivolto, da chi, su quale argomento e come contattare l'autore. Tutto ciò semplificherà l'elaborazione del documento e il trasferimento di proprietà. Ciò significa che aumenterà le possibilità di una risposta positiva.
Necessario
- - un computer;
- - editor di testo;
- - stampante o e-mail.
Istruzioni
Passo 1
La prima riga della lettera deve includere almeno il nome dell'organizzazione. Idealmente, dovrebbe essere una persona specifica con un nome e un titolo, ma, in linea di principio, non necessario. In qualsiasi organizzazione, scopriranno di chi è la competenza per la questione su cui ti stai candidando e la trasmetteranno a chi dovrebbe.
Anche se stai indirizzando un messaggio alla prima persona, non è un dato di fatto che qualcuno lo leggerà da solo. Molto probabilmente, firmerà per i subordinati.
Passo 2
Indica chi sei. Se stai facendo domanda per conto di un'organizzazione, è meglio usare la carta intestata e indicare la tua posizione e il nome completo nella tua firma. Nel caso in cui si agisca da privato, sarà sufficiente il cognome, nome e patronimico per esteso e l'indirizzo. Per un contatto più urgente, puoi specificare il tuo numero di telefono, indirizzo e-mail e altri metodi di comunicazione.
Passaggio 3
Nell'intestazione della parte sostanziale della tua lettera, specifica a quale tipologia appartiene: una richiesta di informazioni (se chiedi una risposta a determinate domande), un reclamo, un reclamo o una lettera di reclamo (applicabile se si tratta di una violazione i tuoi diritti da parte di rappresentanti dell'organizzazione, in particolare consumatore), offerta (inclusa offerta commerciale). È anche possibile l'opzione "ricorso".
Nella riga sottostante è opportuno indicare l'oggetto della lettera, formulandone brevemente l'essenza: cosa si vuole chiedere, di chi è l'azione, i dipendenti di quale unità organizzativa ritieni illecita, ecc.
Quando invii una lettera via e-mail, non trascurare il campo "Oggetto" anche per questo scopo. Dopotutto, dipende dal suo contenuto se la lettera viene letta o uccisa.
Passaggio 4
Dì al destinatario cosa ti ha spinto esattamente a contattarlo. Se si tratta di un incidente, indica tutte le circostanze: che tipo di azioni intraprese contro di te consideri illegittime, quali disposizioni di legge contraddicono, secondo te.
Se offri qualcosa, formula l'essenza della proposta, concentrati sui benefici che il destinatario può ottenere dall'accettarla, i tuoi punti di forza che contano per questo.
Se chiedi chiarimenti a un'organizzazione statale, è sufficiente fare riferimento alla Costituzione e alla legge "Sulla procedura per l'esame dei ricorsi dei cittadini della Federazione Russa".
In generale, agire secondo le circostanze.
Passaggio 5
Indica l'essenza di ciò che chiedi (in fondo è questo lo scopo per cui è scritto il tuo messaggio): le misure che ti aspetti e ritieni sufficienti per realizzare i tuoi diritti, elenca le domande a cui vorresti ricevere una risposta a, ecc.
Se la lettera è relativa a una situazione di conflitto ed è indirizzata all'organizzazione-responsabile, non sarà superfluo elencare le misure in caso di ricezione di un rifiuto immotivato o di ignoranza della lettera. Ad esempio, intentare una causa e chiedere il risarcimento del danno morale.
Passaggio 6
Iscriviti alla fine. Se ti candidi come privato, sono sufficienti la firma (in formato cartaceo) e la data. Se, in qualità di rappresentante dell'organizzazione, sarà richiesta l'indicazione della carica e del cognome con iniziali.
