L'organizzazione di una conferenza richiede un'attenta preparazione. Dividendo questo processo in fasi, è possibile ridurre al minimo i costi di manodopera a un livello elevato dell'evento.
Necessario
Computer con accesso a Internet e programmi di aiuto per la città, telefono
Istruzioni
Passo 1
Decidere l'argomento della conferenza, il numero di potenziali partecipanti, i tempi e i docenti. Negoziare con i docenti per ottenere il consenso a parlare.
Passo 2
In base all'argomento e al numero pianificato di partecipanti, è necessario selezionare le opzioni per le sedi della conferenza. Queste possono essere case di cultura, sale conferenze di hotel, ristoranti, centri ricreativi e altro ancora. La selezione viene effettuata mediante una ricerca su Internet e vari elenchi comunali, sulla base dei dati ottenuti si forma una tabella di potenziali posti, indicando nome, indirizzo, numero di telefono, numero di posti, costo e disponibilità del attrezzatura necessaria (ad esempio proiettore, schermo, microfono).
Passaggio 3
Chiamare il database risultante di potenziali luoghi e chiarire, se possibile, nei giorni desiderati, il costo dell'affitto, la disponibilità di servizi aggiuntivi (ad esempio, organizzazione di un tavolo da buffet). Di conseguenza, scegli un luogo e una data.
Passaggio 4
Sviluppa uno stile aziendale per la conferenza (simbolo, slogan, colori, ecc.) e decidi i prodotti richiesti (taccuini di marca, penne, inviti, magliette e altro). Ordina i prodotti per l'evento nelle aziende di souvenir. Anche formare il programma pianificato.
Passaggio 5
Invia gli inviti ai potenziali partecipanti su carta intestata via e-mail o tramite una soluzione non standard utilizzando un corriere / posta (ad esempio, a una conferenza sulla floristica sotto forma di un fiore fatto di tessuto su un cartone di design).
Passaggio 6
Registrazione dei partecipanti, dettagli del programma, assistenza nel trasferimento e nella scelta dell'alloggio (se necessario). Lavorare con i subappaltatori per l'organizzazione di un tavolo da buffet, fotografia e altro.
Passaggio 7
Alla vigilia dell'evento, controlla la disponibilità della sala: attrezzature, souvenir, organizzazione di un tavolo da buffet e altro ancora.
Passaggio 8
Durante l'evento è necessario coordinare il lavoro dei subappaltatori: promotori, servizi di catering, fotografi e altro ancora.
Passaggio 9
Dopo la conferenza, inviare una e-mail su carta intestata di ringraziamento per la partecipazione all'evento, è possibile chiedere un feedback.
