Quando si ricevono messaggi da un partner commerciale, molti cercano di rispondere alla richiesta ricevuta il più rapidamente possibile, in modo da non far aspettare il partner. E questo è corretto: in questo caso, il tempo spesso conta, il che è difficile da sopravvalutare. Ma senza pensare troppo alla forma della risposta, poche persone pensano che così facendo si possa infliggere un duro colpo alla reputazione dell'azienda.
Istruzioni
Passo 1
Per cominciare, studia attentamente le domande poste nella lettera della controparte. Prepara una risposta breve per ogni voce, se ce ne sono più di una. Procedi ora con la progettazione della lettera-risposta alla richiesta. Per fare ciò, prendi la carta intestata dell'azienda, con il logo e i dettagli dell'azienda stampati sopra. Se questo non esiste, digita manualmente l'intestazione della lettera, indicando le informazioni necessarie in essa. Inserire i dettagli in una lettera è molto prezioso per il tuo partner commerciale. Offrendoli in ogni messaggio, lo eviti dalla necessità di cercarli ogni volta in una pila di carte o file informatici, nonché dalla necessità di fare una richiesta separata di dettagli se vuole redigere un nuovo contratto o pagare una fattura.
Passo 2
Nell'angolo in alto a destra, scrivi i dettagli del destinatario della lettera. Indicare qui il nome dell'organizzazione, la posizione dell'autore della richiesta e il suo nome completo. Al contrario, nell'angolo sinistro, selezionare le righe per il numero in uscita, che verrà assegnato al documento al momento della registrazione, e la data. In questo caso, il nome del documento non è scritto. Inizia subito rivolgendoti per nome e patronimico, dopo la parola "Caro". Nella parte sostanziale della lettera, le prime parole saranno "In risposta alla tua lettera, ti informiamo" (richiesta, domanda, ecc.). Quindi, annota punto per punto tutte le risposte preparate, rispettando la numerazione progressiva che era nella lettera originale.
Passaggio 3
Nella parte finale, esprimi la tua richiesta, desiderio o esigenza, ricordando di rispettare un tono rispettoso, uno stile di scrittura aziendale ed essere alfabetizzato. Termina la lettera con le parole "Cordiali saluti" e indica il tuo nome e la tua posizione. Inoltre, scrivi qui il tuo numero di telefono per la comunicazione e l'e-mail, se vuoi ricevere una lettera di risposta o commenti su quanto detto nella lettera.
