Nel processo di elaborazione e preparazione dei documenti, un ruolo importante è assegnato alla loro approvazione, che può essere interna, dove i documenti sono approvati da dipartimenti dell'organizzazione stessa o esterni, associati all'approvazione di documenti da altre istituzioni. Un documento legalmente concordato dà il diritto di intraprendere le azioni previste da leggi, norme e regolamenti. I documenti che hanno superato la procedura di approvazione sono sigillati o timbrati.
Istruzioni
Passo 1
Lavorando come dipendente di un'organizzazione, le cui responsabilità includono l'approvazione interna ed esterna dei documenti, è necessario disporre di informazioni chiare su quali reparti dell'azienda sono responsabili della loro approvazione.
Passo 2
Fai un elenco di documenti che dovranno essere approvati durante l'intero periodo di lavoro. Sii chiaro sui dipartimenti responsabili della loro approvazione. Crea una tabella che indichi i tipi di documenti soggetti all'approvazione obbligatoria, i dipartimenti responsabili dello svolgimento di questo lavoro, le posizioni, i cognomi, i nomi, i patronimici dei dipendenti, i loro telefoni e indirizzi e-mail.
Passaggio 3
Decidi il documento che deve essere approvato. Crea un piano, indicando l'ordine in cui contatti i reparti della tua organizzazione. Scopri le scadenze per il completamento del lavoro parlando con ciascun dipendente di tutte le divisioni dell'azienda responsabili dell'approvazione del documento.
Passaggio 4
Presta molta attenzione ai termini di approvazione del documento, rispondi rapidamente a eventuali modifiche apportate ad esso da un dipendente del dipartimento. Se hai dei dubbi sulle modifiche apportate al documento, assicurati di consultare gli specialisti dell'organizzazione, chiarendo tutte le sfumature. Ciò contribuirà a ridurre i tempi di approvazione in futuro e ti consentirà di redigere legalmente il documento correttamente.
Passaggio 5
In ogni dipartimento dell'organizzazione, dopo aver superato la procedura di approvazione, viene apposto un visto sul documento. Può essere un timbro del dipartimento o un timbro "Approved" con l'indicazione della posizione, del nome e della firma del dipendente. Assicurati che ogni dipendente responsabile dell'approvazione del documento lo firmi correttamente. In caso contrario, non sarà firmato dal capo dell'organizzazione.
Passaggio 6
L'ultimo collegamento per avallare il documento è il capo dell'impresa. Il documento è considerato legalmente concordato solo se firmato dalla direzione, dai dipendenti di tutti i reparti, dal sigillo o dal timbro dell'impresa.
Passaggio 7
Quando il coordinamento esterno di documenti che richiedono la loro approvazione da parte di varie istituzioni, controlla l'elenco delle organizzazioni a cui devi applicare. Scopri informazioni dettagliate sui reparti, i loro dipendenti coinvolti nel coordinamento. Chiamali o invia una e-mail, specificando l'elenco dei documenti richiesti. Concordare un orario di incontro.
Passaggio 8
Preparare un elenco di questioni relative al momento dell'approvazione e alla procedura per apportare modifiche per il dipendente dell'istituzione coinvolta nell'approvazione esterna dei documenti. Fare una dichiarazione ufficiale nella forma prescritta, indicando l'elenco dei documenti da concordare. Controllare i tempi di approvazione dei documenti e la correttezza della loro esecuzione.
