Pianificatori, riunioni e riunioni sono parte integrante del flusso di lavoro. Il loro compito principale è analizzare collettivamente qualsiasi situazione di servizio. I partecipanti alle riunioni di lavoro possono e devono parlare attivamente, discutere i dettagli e proporre soluzioni ai problemi. Affinché una riunione sia efficace, l'ospite deve rispettare determinate regole.
Necessario
- - ordine del giorno;
- - il regolamento dell'assemblea;
- - protocollo dell'incontro.
Istruzioni
Passo 1
Impara i segni chiave di una riunione efficace. Ce ne sono pochi: 1. L'incontro ha uno scopo preciso; 2. L'organizzatore ha svolto tutto il lavoro preparatorio necessario; 3. All'incontro partecipano solo i dipendenti interessati che sono direttamente legati alle questioni discusse; 4. La discussione non si discosta dall'argomento principale; 5. A seguito dell'incontro, sono stati definiti piani immediati e sono state date istruzioni specifiche ai dipendenti. Tutte queste questioni dovrebbero essere supervisionate personalmente dal manager, soprattutto se l'organizzazione non ha ancora costituito un meccanismo per lo svolgimento di riunioni efficaci.
Passo 2
Formulare l'argomento principale dell'incontro. Dovrebbe essere pertinente e comprensibile per i dipendenti. È molto importante che la riunione di lavoro abbia un obiettivo specifico: sviluppare un piano di eventi, approvare una decisione, presentare un'idea, ecc. Ad esempio, non dovresti parlare della crisi economica globale se la tua agenzia pubblicitaria ha avuto meno clienti. In questo caso, l'incontro dovrebbe essere dedicato all'ampliamento della gamma dei servizi e alla modifica del sistema di sconti.
Passaggio 3
Prepara un programma dettagliato della riunione. In esso indicare l'argomento principale, le domande che si prevede di discutere, i nomi dei relatori, la composizione degli invitati, la data, l'ora e il luogo dell'evento. Ogni punto dell'ordine del giorno dovrebbe dettagliare l'argomento principale della riunione, rifletterne alcuni aspetti. Le domande possono essere raggruppate secondo il principio "dal semplice al complesso", o secondo un ordine analitico - "la situazione attuale - le sue origini - le possibili soluzioni".
Passaggio 4
Allega il calendario della riunione all'ordine del giorno. In esso, fissa il tempo per i relatori principali, per le informazioni dei co-relatori, per chiarire le domande e per la discussione. Stabilire orari anche per piccole riunioni di servizio. Questo insegnerà a te stesso e ai tuoi dipendenti a valutare l'orario di lavoro, rispettare le scadenze ed esprimere i pensieri in modo chiaro e mirato.
Passaggio 5
Familiarizzare i dipendenti con l'agenda in anticipo. Invialo tramite e-mail aziendale o distribuiscilo a tutti coloro che inviti alla riunione. Chiedi a tutti di prepararsi per la discussione. Sottolinea ciò che ti aspetti da ogni partecipante alla proposta di sua competenza.
Passaggio 6
Inizia l'incontro con il tuo breve discorso. Entro 3-5 minuti, racconta il motivo che ti ha spinto a organizzare questo incontro e il risultato che vuoi ottenere. Quindi familiarizzare i partecipanti con l'agenda e il programma di lavoro.
Passaggio 7
Guida la discussione. Mantenere una discussione amichevole ma costruttiva. Incoraggia ogni partecipante alla riunione ad esprimere la propria opinione, contatta i "silenti" con domande personali che richiedono una risposta dettagliata. Reprimere con tatto ma con fermezza i tentativi di deviare la conversazione dal problema principale. Riassumi i subtotali per ogni domanda.
Passaggio 8
Al termine dell'incontro, ancora una volta, dare voce alle decisioni e alle istruzioni impartite ai dipendenti. Assicurati che tutti i partecipanti comprendano i loro compiti e ricordino le loro scadenze. Registra i punti importanti nel protocollo. Inviane una copia agli specialisti responsabili dell'esecuzione degli ordini, nonché ai dipendenti coinvolti nell'attuazione delle decisioni prese.
