Le caratteristiche della costruzione di un dialogo commerciale costruttivo dipendono dalla situazione in cui si svolge e dagli obiettivi che ti vengono prefissati. In ogni caso, è necessario riflettere in anticipo sulle domande e sulle risposte all'interlocutore, e ancora di più al revisore.
Istruzioni
Passo 1
Al giorno d'oggi, gli auditor sono estremamente rari per essere inaspettati. Molto spesso, danno un preavviso della loro visita o addirittura hanno un programma di arrivi - settimanale o mensile. Sapendo il giorno in cui arriverà l'assegno, prepara in anticipo tutti i documenti necessari e mettili in un file separato.
Passo 2
Sfoglia i documenti preparati. Presta attenzione ai posti discutibili al loro interno. Possono anche sollevare domande da parte dei revisori. Rifai i documenti in anticipo o pensa a cosa risponderai esattamente. Annota tutti gli argomenti su un pezzo di carta, fornisci loro ulteriori informazioni.
Passaggio 3
Quando arriva l'auditor, chiedi di che tipo di aiuto ha bisogno. Potresti aver bisogno di cancelleria: carta, penna. O un computer con accesso a Internet. Parla in modo educato e gentile. Sia tu che lui svolgete i loro doveri ufficiali, dove non c'è posto per le emozioni.
Passaggio 4
Chiedi al revisore se è necessaria la tua presenza. Forse può farcela da solo. Quando esci, assicurati di lasciare il tuo numero di telefono di contatto - cellulare e lavoro, in modo che il revisore possa sempre contattarti.
Passaggio 5
Se il revisore ha delle domande, rispondi in modo chiaro, senza deviare dall'argomento. Nessuno ha bisogno di dettagli superflui. Inoltre, ulteriori informazioni possono attivare un nuovo controllo, che si trascinerà a lungo.
Passaggio 6
Quando parli con l'auditor, presta attenzione alle domande che fa. Cosa gli interessa di più e cosa solleva dubbi. Prepara i documenti per la tua prossima visita in base alle informazioni ricevute.
Passaggio 7
Se non sei in grado di rispondere alla domanda del revisore, contatta il tuo supervisore. Oppure chiedi tempo per preparare le informazioni. In nessun caso dovresti dire "non lo so" al revisore. Questo può creare incertezza sulla tua competenza.
Passaggio 8
In una conversazione, cerca di non utilizzare termini specifici relativi, ad esempio, alla produzione, che potrebbero non essere familiari all'auditor. O decodificarli immediatamente.
Passaggio 9
Rimani calmo e disponibile e rispondi chiaramente alle domande. Quindi costruirai un dialogo costruttivo e creerai una base di relazioni benevole reciprocamente vantaggiose per il futuro.
