Un responsabile delle pubbliche relazioni deve essere informato sul suo lavoro. Questo spiega la necessità di mantenere archivi di informazioni importanti, che sono chiamati dossier stampa o dossier media.
Archivio responsabile PR
Viene raccolto un dossier stampa per tutte le notizie, le persone e gli eventi importanti che influiscono direttamente o indirettamente sulla reputazione dell'organizzazione.
È ottimale mantenere classificatori separati in base a:
- eventi regolari e occasionali: mostre, seminari, tavole rotonde, incontri e cene di lavoro;
- persone chiave, opinion leader, alleati della posizione dell'organizzazione e dei suoi oppositori;
- argomenti regolarmente trattati dal servizio PR. È importante raccogliere non solo i materiali dell'organizzazione, ma anche la reazione del pubblico, i materiali editoriali, i commenti degli esperti, ecc.
- media e giornalisti di settore.
Un dossier stampa, come qualsiasi archivio, dovrebbe essere una base informativa dinamica in cui le informazioni vengono regolarmente aggiornate e le nuove informazioni vengono raccolte scrupolosamente.
Tecnica di raccolta
Dal punto di vista tecnico, il dossier stampa può essere cartaceo o elettronico. Molto spesso, per ridurre al minimo il lavoro sul dossier stampa, è consentito disporre di entrambe le opzioni di archivio complementari.
Il dossier per la stampa comprende pubblicazioni sui media, materiali propri del servizio PR. Per le persone vengono utilizzati biografie, foto, dati personali (con il permesso della persona), recapiti personali e telefoni di assistenti. È importante compilare il dossier stampa per gli eventi dai programmi dell'evento, risoluzioni, dispense dei partecipanti e contatti degli organizzatori.
Un posto speciale nel dossier stampa è occupato dalle informazioni sui media e sui giornalisti. Uno specialista di pubbliche relazioni deve fare una descrizione dettagliata di ciascun media specializzato, indipendentemente dal fatto che l'organizzazione stia attualmente interagendo con la redazione o meno. I dati grezzi dovrebbero includere informazioni sulla circolazione (se si tratta di una pubblicazione cartacea), sulla presenza (per le risorse Internet), informazioni sui fondatori, sull'amministratore delegato, sull'editore e sui giornalisti del settore.
Le date di nascita di tutti i media partner, indipendentemente dalla posizione che occupano nella gerarchia editoriale, non saranno mai superflue. Un normale impiegato e il capo di una società di media saranno ugualmente contenti se il servizio PR di un'organizzazione amichevole si congratula con loro con una piccola cartolina o un lussureggiante mazzo di fiori. L'informazione sui giornalisti è meglio limitata alla competenza informativa dell'organizzazione. Se il servizio PR ha preparato e consegnato al corrispondente un analista sull'organizzazione per la preparazione del materiale, dovresti lasciare un segno a riguardo nel dossier stampa. In questo modo sarà più facile conoscere il punto di partenza della consapevolezza tra i colleghi con contatti ripetuti.
La compilazione del dossier stampa è direttamente correlata alla misura in cui il servizio PR analizza attentamente i media. Non appena compare un nuovo articolo su un argomento vicino alle attività dell'organizzazione del responsabile delle pubbliche relazioni, deve essere incluso nel dossier stampa. Dovresti anche fare con le storie video, le colonne dell'autore, i record di blogger autorevoli e altre informazioni.
Accesso al dossier stampa
Se un dossier stampa viene formato per un lungo periodo di tempo, molto spesso, oltre alle informazioni provenienti da fonti aperte, appare un cosiddetto insider. Le informazioni privilegiate sono generalmente chiamate informazioni ricevute da fonti non ufficiali che non sono state ancora confermate pubblicamente. I rappresentanti ufficiali delle organizzazioni possono mantenere tali informazioni nello stato "no comment" per molto tempo, pertanto, una volta nel dossier stampa, il responsabile delle pubbliche relazioni deve ricordare la necessità di limitare l'accesso all'archivio a terzi.
Un altro incentivo a limitare l'accesso ai dossier stampa sono i dati personali, spesso integrati con informazioni sulle persone. È importante ricordarlo quando si contattano altri dipendenti dell'organizzazione, specialisti di pubbliche relazioni di altre organizzazioni e altre parti interessate. Il dossier stampa è sviluppato principalmente per uso interno dell'organizzazione.
Questo spiega anche la necessità di installare sistemi di sicurezza aggiuntivi per prevenire la fuga di informazioni. È importante raccogliere i materiali cartacei in cartelle il cui accesso dovrebbe essere strettamente limitato. I database elettronici dovrebbero essere disponibili per i dipendenti del dipartimento PR, su richiesta, per la direzione dell'organizzazione, ma chiusi a una vasta gamma di informazioni aziendali.
