L'unità per l'interazione con i media non è sempre inizialmente inclusa nella struttura organizzativa dell'organizzazione. La disponibilità a lavorare nello spazio dei media arriva con lo sviluppo dell'organizzazione. In tali casi, l'addetto stampa assunto deve organizzare da zero il servizio stampa e stabilirne il lavoro sistematico.
Se l'organizzazione non ha mai lavorato nel campo dei media prima, il curatore del servizio stampa appena assunto deve seguire una formazione seria nelle seguenti aree:
- selezione dei principali relatori;
- stabilire un lavoro con le unità strutturali per fornire informazioni adatte alla pubblicazione nei media;
- dotazione tecnica del servizio stampa e primo piano media
Dal management ai media
Ciascuno dei punti designati può richiedere molto tempo per essere pienamente implementato. Tuttavia, se parliamo di priorità, la cosa principale dovrebbe essere la ricerca di oratori chiave dell'organizzazione. Per attirare i media e far loro vedere non solo un inserzionista nell'organizzazione, ma anche un informatore, sarà necessario lavorare con i leader dell'organizzazione. Tra questi - il direttore generale, l'ufficio dei deputati, i capi di dipartimento e dipartimenti nelle aree. Queste persone dovrebbero comprendere chiaramente la necessità di comunicare con i media, comprendere l'importanza di ogni commento e il lavoro sistematico in questo settore in generale.
Spesso, anche il più interessato all'attività dei media, l'oratore si sente a disagio e imbarazzato quando comunica con i giornalisti. Rimuovere queste barriere è compito del curatore del servizio stampa. Questo può essere fatto dimostrando un dossier stampa con esempi delle migliori apparizioni pubbliche di personaggi mediatici già noti.
Informatori interni
Oltre alla direzione, tutti i capi di dipartimento e dipartimento dovrebbero essere informati sugli obiettivi e gli obiettivi dei media dell'azienda. È meglio farlo durante la prossima riunione, durante la quale la direzione dovrebbe impostare il compito di fornire informazioni complete al servizio stampa. Tutti i membri del team dovrebbero capire che questa responsabilità non è un capriccio del segretario stampa, ma un nuovo compito strategico del management.
Per instaurare un'interazione produttiva con i reparti è necessario, senza attendere che vengano fornite informazioni, cercare di immergersi nel loro lavoro dall'interno. I rapporti trimestrali dei dipartimenti, la comunicazione con la direzione e gli esecutori diretti aiuteranno in questo. Essere amici di tutti ed essere aperti a nuove informazioni è una delle chiavi per un lavoro efficace del servizio stampa.
Nel processo di lavoro con alcuni segmenti dell'azienda, potrebbe essere difficile fornire informazioni su base continuativa. Spesso ciò è dovuto all'assunzione di specialisti del dipartimento nella linea diretta del lavoro. È improduttivo nascondere il risentimento che i colleghi considerano i compiti informativi dell'azienda al di sotto delle principali responsabilità. Pertanto, vale la pena sollevare la questione della creazione di regolamenti interni per la presentazione delle informazioni con una certa frequenza. E affinché i rapporti aziendali interni non ne soffrano, l'addetto stampa deve contattare direttamente la direzione del dipartimento con la richiesta di fornire accesso diretto alle informazioni per il suo trattamento, in modo da non sovraccaricare di lavoro i dipendenti del dipartimento. In genere, i dirigenti accolgono con favore queste iniziative.
Il primo passo verso la pubblicità
Terminata la preparazione interna, inizia la fase di raggiungimento del livello pubblico. Ciò richiederà lo studio dei mass media, che potenzialmente possono diventare piattaforme mediatiche per la pubblicazione di informazioni sull'azienda. A seconda degli obiettivi strategici, il segretario stampa non dovrebbe limitarsi a pubblicazioni specializzate. Tra i potenziali partner di informazione, si possono tranquillamente includere agenzie di stampa a livello locale, regionale e federale, televisione, radio, ecc.
Non sottovalutare le piattaforme che, pur non avendo lo status di media, spesso superano in efficienza i loro colleghi dell'informazione. Si tratta di blogger, gruppi e community sui social network, siti di informazione, ecc.
Non sarà superfluo pensare all'attività dell'azienda sui social senza intermediari. Nessuno può far fronte a questo compito meglio di un centro stampa, che conosce il lavoro dell'azienda dentro e fuori.
Parallelamente ai lavori preparatori, il segretario stampa dovrà stilare un elenco dei mezzi tecnici necessari per il lavoro. Oltre al set standard di forniture per ufficio, si tratta di una fotocamera, un registratore vocale, dischi rigidi per la memorizzazione di materiali.
Il primo piano media - la strategia di pubblicazione dell'azienda per il prossimo futuro - dovrebbe essere redatto con l'aspettativa che i media diffidano delle informazioni provenienti da una fonte precedentemente sconosciuta. Questo può spiegare in un primo momento un gran numero di pubblicazioni su base commerciale. I dettagli finali devono essere concordati con l'alta direzione.
