Al termine della riunione dovrebbe essere redatto un protocollo al fine di fissare l'ordine del giorno della riunione, le decisioni prese, le condizioni alle quali saranno attuate, ecc. È importante redigere il verbale subito dopo la riunione e non rimandare "a più tardi". Va bene se una segretaria professionista tiene i verbali. Tuttavia, in caso contrario, possono farlo anche altre persone che conoscono determinate regole per la tenuta dei verbali delle riunioni.
Istruzioni
Passo 1
La persona che redige il verbale della riunione deve essere a conoscenza di tutte le decisioni delle riunioni passate per comprendere la logica delle decisioni prese. Se stai prendendo verbali in una riunione, prendi copie dei verbali di diverse riunioni precedenti. All'assemblea documentare immediatamente gli argomenti all'ordine del giorno.
Passo 2
Accanto a ciascun punto all'ordine del giorno, annotare eventuali pensieri espressi durante l'incontro. Questo può essere fatto brevemente, perché il verbale sarà finalizzato non durante la riunione, ma dopo di essa. Il punto di queste note è che con esse non ti perderai nemmeno un pensiero importante espresso. Scrivi anche i nomi di coloro che parlano per ricordare chi ha detto cosa e su quale argomento. Scrivi solo fatti da dichiarazioni, non opinioni o supposizioni personali.
Passaggio 3
L'esecuzione stessa del protocollo dovrebbe avvenire immediatamente dopo l'incontro, in modo che i punti importanti non vengano dimenticati o le registrazioni non vadano perse. Il verbale dovrebbe contenere una breve descrizione della riunione in uno stile aziendale. Per fare questo, usa il discorso indiretto, scrivi tutto al passato: "II Ivanov ha notato che …".
Passaggio 4
Il contenuto del protocollo dovrebbe consistere in:
1. “maiuscolo” indicante lo scopo e la data dell'adunanza, indicando talvolta anche l'ora di inizio dell'assemblea;
2. elenchi dei presenti e dei non presenti;
3. una sintesi delle decisioni prese - indicando gli iniziatori di queste decisioni.
