Le riunioni sono un elemento essenziale della vita aziendale. È uno strumento per il monitoraggio, la definizione degli obiettivi di gestione e l'implementazione del feedback. Durante l'incontro vengono redatte relazioni e vengono fornite informazioni sullo stato attuale delle cose. I suoi partecipanti hanno l'opportunità di conferire tra loro e, infine, prendere le decisioni necessarie per il completamento con successo dei compiti assegnati.
Istruzioni
Passo 1
Definire lo scopo della riunione. I suoi partecipanti possono riunirsi, ad esempio, per condurre uno scambio di opinioni preliminare, ascoltare un rapporto sullo stato delle cose, preparare raccomandazioni per risolvere eventuali problemi o accettare questi problemi. L'argomento della riunione dovrebbe interessare tutti i partecipanti alla riunione.
Passo 2
Crea un'agenda della riunione. In esso, indicare un elenco di domande che devono essere ascoltate e discusse durante esso. Dovrebbero essere discussi solo quei problemi che non possono essere risolti in un ordine di lavoro. Invia l'agenda preliminare dell'incontro a tutti i partecipanti e ascolta i loro desideri e commenti sull'argomento e l'agenda dell'incontro. Adeguare l'agenda tenendo conto dei desideri espressi.
Passaggio 3
Decidere il luogo, l'ora e la modalità dell'incontro. Designare relatori e punti focali per ogni punto all'ordine del giorno. Chiedi ai relatori di inviare i loro abstract in anticipo. Determinare il programma dell'incontro, indicare il tempo assegnato alla discussione di ciascun problema. Invia l'ordine del giorno e l'ordine del giorno della riunione finale a ciascun partecipante.
Passaggio 4
Se necessario, inviare ai partecipanti gli abstract delle relazioni che verranno presentate all'incontro, le bozze delle decisioni da prendere, le note informative e il materiale analitico.
Passaggio 5
Considerare la domanda su come posizionare al meglio i partecipanti alla riunione per ridurre al minimo la possibilità di situazioni di conflitto. Gli psicologi hanno notato che più spesso le persone che siedono l'una di fronte all'altra entrano in conflitti e controversie, meno spesso quelle che si siedono l'una accanto all'altra. Considera questo fattore.
Passaggio 6
Identificare un presidente che sarà in grado di condurre la riunione in modo che tutte le questioni vengano risolte in modo ottimale e nel più breve tempo possibile. Per fare ciò, deve fornire decisioni costruttive da ciascun partecipante alla riunione e rendere la discussione professionale.
Passaggio 7
Garantire l'ordine rigoroso di esecuzione del programma della riunione e avrà un discreto successo e le decisioni prese saranno efficaci.
