Una segretaria è un impiegato i cui compiti includono ricevere telefonate, saper lavorare con un computer, comunicare con le persone, tenere registri aziendali e molto altro. Ci sono molti miti sulla professione di segretaria, ma cos'è esattamente una buona segretaria?
Capacità di base
Per lavorare come segretaria, non è richiesto un diploma di un istituto di istruzione superiore: sono sufficienti corsi specializzati, in cui il futuro segretario impara la comunicazione aziendale e l'etichetta, la lettura veloce, il lavoro d'ufficio, la psicologia pratica, la stenografia e la dattilografia. Inoltre, i corsi insegnano le basi del lavoro in 1C e insegnano anche come utilizzare mini-ATS e apparecchiature per ufficio. Senza tutte queste competenze, una segretaria non può essere considerata un buon lavoratore.
È anche molto importante per una buona segretaria avere una percezione sottile della psicologia delle altre persone e resistere a vari stress.
Poiché il segretario è l'uomo d'affari dell'azienda, deve avere un aspetto gradevole, senso dello stile e buon gusto. Senza la capacità di vestirsi bene, comportarsi in società e parlare con competenza, il segretario non sarà in grado di creare una buona impressione tra i clienti dell'azienda in cui lavora, quindi l'immagine dell'azienda non sarà all'altezza. In effetti, il compito principale di una buona segretaria è organizzare il lavoro del suo capo e dell'intero ufficio in modo efficiente ed efficace.
Caratteristiche della professione
Molti credono che il lavoro di una segretaria sia quello di preparare il caffè, inviare documenti per le firme e rispondere alle chiamate. Questa è un'illusione: i compiti di questa professione includono la supervisione del lavoro della reception, la conduzione della corrispondenza commerciale, la partecipazione a vari eventi in ufficio e senza filiali e la comunicazione con i clienti nervosi. Inoltre, una buona segretaria funge spesso da responsabile dell'ufficio e persino da psicologo che sarà in grado di calmare la situazione nel team.
Spesso i segretari esecutivi sono chiamati “cardinali grigi” perché sono in grado di influenzare invisibilmente il lavoro dell'azienda e le decisioni del capo.
Molto spesso, le donne diventano segretarie, poiché sono emotivamente più flessibili e resilienti. Inoltre, sono più sensibili: catturare l'umore del capo e il team aiuta molto nel loro lavoro. Se la segretaria è abbastanza intelligente e professionale, il manager può rivolgersi a lui per un consiglio e ascoltarlo. È la segretaria che può facilitare il lavoro del capo organizzando bene il suo posto di lavoro e fornendo le informazioni di cui ha bisogno in tempo. Allo stesso tempo, le segretarie non hanno una crescita di carriera, dal momento che un buon assistente esecutivo vale il suo peso in oro. Tuttavia, di conseguenza, il segretario acquisisce un'esperienza e una conoscenza inestimabili dei processi aziendali, che in futuro possono aiutarlo a iniziare una carriera in un'altra professione.
