I risultati delle riunioni richiedono la registrazione documentale sotto forma di verbale. Quando si redige questo documento, è importante riflettere il punto principale della discussione, presentando l'intera discussione nel modo più succinto possibile.
Il verbale è redatto dopo l'adunanza dal segretario dell'assemblea, il quale deve o prendere appunti durante la discussione, o tenere un dittafono. La seconda opzione è la più ottimale per risolvere eventuali controversie.
Visivamente, il documento è composto dalle seguenti parti:
- Informazione Generale;
- l'ordine del giorno della riunione;
- discussione e decisioni prese.
Informazione Generale
Questo blocco di informazioni comprende il titolo, il luogo (città, data, ora dell'incontro), l'elenco delle persone presenti. Il titolo dell'incontro è il titolo. Ad esempio, una riunione del gruppo di lavoro sulle questioni del personale. Il blocco di data e ora indica informazioni sull'incontro tenuto direttamente e non sulla data di firma del protocollo.
Se l'assemblea è tenuta da una struttura permanente (commissione, gruppo di lavoro, ecc.), le informazioni generali indicano il nome completo del presidente permanente e del segretario dell'assemblea.
Nella compilazione dell'elenco dei presenti devono essere indicati i nominativi degli incarichi e dei luoghi di lavoro degli invitati. Questo blocco di informazioni inizia con la parola "Presente". Nel caso in cui l'assemblea preveda una votazione, allora i presenti nel verbale vengono divisi in due gruppi - con diritto di voto e senza diritto di intervenire alla votazione.
Agenda delle riunioni
L'ordine del giorno della riunione è formato prima della riunione. Tuttavia, ci sono eccezioni, ad esempio, per riunioni urgenti. Questo blocco elenca gli argomenti della riunione senza specificare i relatori e il limite di tempo per le relazioni. Anche se l'assemblea è convocata per discutere un argomento, questo non è riportato nel titolo del documento, ma è redatto in forma di ordine del giorno.
A seconda del limite di tempo per l'intervento, l'ordine del giorno presentato può essere approvato automaticamente o posto in votazione dal presidente. In tal caso, la discussione inizia con la questione dell'approvazione dell'ordine del giorno dell'assemblea. Se non vi sono obiezioni, nel verbale tale decisione viene formalizzata come segue: "La questione dell'accordo sull'ordine del giorno è stata posta in votazione". Si riportano di seguito i risultati della votazione nella forma: "Votati: favorevoli - (numero di voti), contrari - no, astenuti - no".
Discussione e processo decisionale
Il blocco più ampio di domande è riservato alla riflessione sull'andamento della discussione. Ogni argomento all'ordine del giorno è inserito in un blocco separato, a partire dalla formulazione dell'ordine del giorno. Segue lo svolgimento della relazione, che si compone nella seguente forma: “Ascoltato: (nome completo del relatore)”. I trascrittori esperti raccomandano di non trascrivere i discorsi, ma di lasciare il significato generale, che può essere espresso in più frasi. Se è importante preservare il significato della maggior parte della relazione, allora si possono citare le tesi del discorso o stralci della presentazione in allegato al protocollo, facendovi riferimento nel testo del documento.
Lo stesso vale per la riflessione del corso della discussione. Se più oratori aderiscono allo stesso punto di vista, i loro discorsi possono essere formalizzati nella seguente forma: "Relatori (nomi completi dei relatori) che hanno sostenuto l'opinione dell'oratore".
Come risultato di ogni domanda, deve essere formulata una soluzione. Dovrebbe essere preparato in anticipo nelle bozze di decisione o formulato dagli stessi partecipanti alla riunione durante la discussione. Le decisioni vengono prese sotto forma di formulazioni specifiche, che devono essere presentate in modo univoco e accurato. Le decisioni su discorsi puramente informativi possono essere prese in considerazione dai partecipanti alla riunione.
Se l'assemblea prevede una votazione, il verbale successivo a ciascun fascicolo deve contenere i risultati: "La decisione è stata presa all'unanimità", "La decisione è stata presa a maggioranza", "La decisione non è stata presa". nei casi in cui gli argomenti siano rimossi dalla discussione, rinviati ad altra riunione o non considerati per assenza di un relatore.
Al termine, il verbale è sottoscritto dal presidente e dal segretario ed eventualmente vidimato dal timbro dell'ente che ha convocato l'assemblea.
