Un file personale è l'intero volume di documenti per un dipendente, che contiene le informazioni personali necessarie sul dipendente e i dati sulla sua anzianità. Il file personale viene conservato individualmente per ogni dipendente, in una cartella separata. Affinché il file personale del dipendente consenta di sistematizzare comodamente le informazioni sul dipendente, esistono alcune regole per la sua formazione.
Istruzioni
Passo 1
Ricorda che un file personale è obbligatoriamente condotto solo per i dipendenti delle istituzioni di servizio pubblico, tutti gli altri datori di lavoro decidono se condurre o meno affari personali a loro discrezione. Allo stesso tempo, se è stata presa la decisione sulla gestione dei file personali dei dipendenti, la documentazione dovrebbe essere redatta secondo le regole del lavoro d'ufficio.
Passo 2
Il file personale di un dipendente include una quantità abbastanza ampia di documentazione, incluso il profilo del dipendente, la sua biografia, raccomandazioni e caratteristiche, documenti sull'istruzione, ecc. Uno degli attributi indispensabili del file personale di un dipendente è un inventario interno dei documenti del caso.
Passaggio 3
Fai un inventario interno dei documenti: questo è il primo documento che viene investito nel caso. Poiché il fascicolo personale è formato in ordine cronologico, l'inventario viene compilato allo stesso modo. Pertanto, inizialmente l'intero elenco dei documenti redatto e ricevuto dal dipendente al momento dell'assunzione viene inserito nell'inventario. In futuro, al ricevimento di nuova documentazione, archiviare i documenti nel caso e inserirli nell'inventario in ordine cronologico.
Passaggio 4
Quando si conserva un file personale di un dipendente, assegnare un numero di serie a ciascun documento archiviato. Etichetta le pagine con numerazione separata. Inoltre, a seconda della categoria del documento, assegnagli un indice speciale.
Passaggio 5
Quando si inseriscono i dati nell'inventario interno dei documenti del file personale, indicare le informazioni sul numero di serie e l'indice di ciascun documento, il nome completo del documento e il numero di fogli nel caso in cui questo documento occupi. Numera i fogli su cui viene condotto l'inventario separatamente dalla matrice generale del caso. Conferma l'inventario interno con la tua firma e la sua trascrizione che indica la posizione. La corretta compilazione dell'inventario interno consente di sistematizzare i file personali dei dipendenti e rendere comodo ed efficiente l'accesso alle informazioni sul dipendente.
