La documentazione contabile primaria dell'impresa contiene informazioni su tutte le transazioni commerciali, il movimento di denaro, il calcolo e il pagamento dei salari e il pagamento delle tasse. Sulla base di questi documenti, vengono conservate le registrazioni, pertanto la perdita anche di un solo documento falsa il bilancio ed è una violazione legale. Secondo l'art. 17 della legge "On Accounting", le imprese devono garantire in modo indipendente la sicurezza dei documenti contabili.
Istruzioni
Passo 1
La legge definisce il periodo di conservazione dei documenti contabili primari a 5 anni, mentre il Codice Fiscale della Federazione Russa limita il periodo di conservazione a 4 anni. Al fine di evitare le sanzioni previste dal Codice degli Illeciti Amministrativi (art. 15.11), dovresti comunque attenerti ai termini più lunghi previsti dalla legge. Inoltre, esiste un elenco approvato dall'ordine di Rosarkhiv del 6 ottobre 2000. Secondo esso, il periodo di conservazione dovrebbe essere determinato in base al tipo di ciascun documento specifico.
Passo 2
Stabilire con decreto i periodi di conservazione della documentazione contabile primaria, tenuto conto delle disposizioni di legge e dei regolamenti stabiliti dall'elenco. Nell'ordine, stabilire da quale momento deve essere calcolato il periodo di conservazione. In generale, l'inizio del periodo di conservazione dei documenti è il 1 gennaio dell'anno successivo a quello in cui il documento è stato completato con il lavoro d'ufficio. Per il libro degli acquisti e il libro delle vendite, impostare l'inizio del periodo di conservazione dalla data dell'ultima registrazione (clausole 15 e 27 del Regolamento, approvato dal decreto del governo della Federazione Russa del 2 dicembre 2000 n. 914).
Passaggio 3
Assegnare una stanza separata per i documenti contabili, che deve essere dotata di armadi ignifughi e casseforti speciali. Le casseforti sono destinate alla conservazione di forme di segnalazione rigorosa, inoltre, possono archiviare quei documenti e documenti etichettati come "Segreto commerciale". Determinare per ordine la procedura per l'accesso a queste casseforti, i responsabili autorizzati dal capo contabile, nonché la procedura per il rilascio della documentazione primaria dal deposito.
Passaggio 4
Nel caso in cui l'impresa sia abbastanza grande e ci siano molti documenti, organizza un archivio speciale. Dovrebbe essere utilizzato per trasferire documenti destinati alla conservazione permanente (eterna) ea lungo termine (oltre 10 anni). Conservare tutti gli altri documenti contabili con un periodo di conservazione fino a 10 anni in una stanza speciale fino alla loro distruzione.
