Viene effettuato un controllo inventariale per stabilire come i dati contabili corrispondano allo stato di fatto. Aiuta a identificare carenze e imprecisioni nella tenuta dei registri degli oggetti. Ci sono una serie di regole e regolamenti che devono essere seguiti per fare l'inventario.
Regole di inventario
L'inventario deve essere effettuato senza fallo nei seguenti casi:
- prima della prossima redazione delle relazioni annuali;
- quando si cambiano le persone finanziariamente responsabili;
- quando l'azienda viene riorganizzata;
- in caso di calamità naturali, incendi, ecc.;
- quando si rivelano fatti di danno a cose o furto.
L'inventario viene effettuato con la presenza obbligatoria di persone finanziariamente responsabili. Prima dell'inizio dell'inventario, devono fornire le ricevute che tutti i beni materiali in entrata sono stati registrati, i documenti di spesa e di ricevimento sono stati inviati al reparto contabilità, i beni materiali ritirati sono stati cancellati. Prima di iniziare l'inventario delle immobilizzazioni, è consigliabile controllare i documenti contabili. Questi possono essere inventari, libri di inventario e altri registri. Vengono controllati anche i documenti per le immobilizzazioni e i passaporti tecnici delle attrezzature.
Gli errori nella gestione dei documenti contabili identificati durante l'inventario sono inclusi nell'elenco di inventario. In esso si riflettono anche le informazioni sugli oggetti non registrati. Per gli edifici viene indicato il loro scopo, il numero di piani, l'anno di costruzione, i materiali principali con cui sono costruiti. Sui ponti: dimensioni, posizione, materiali utilizzati. Sulle strade: tipo, lunghezza, larghezza della strada e materiale della pavimentazione. In base alle condizioni tecniche effettive, viene determinato l'ammortamento delle immobilizzazioni, anche questi dati vengono inseriti nell'elenco di inventario. Se un cespite viene convertito, ripristinato e, in relazione a ciò, ha cambiato il suo scopo principale, tale oggetto viene incluso nell'inventario con un nuovo nome.
Per i cespiti non utilizzabili viene redatto un inventario separato e ripristinato per un uso utile. Tale inventario indica il momento in cui l'oggetto è stato messo in funzione e le ragioni per cui è diventato inutilizzabile: usura completa, danni e così via. Un altro inventario viene redatto per le immobilizzazioni che sono affittate dall'organizzazione e sono in custodia. Quindi viene effettuato un inventario delle attività materiali che non sono immobilizzazioni. Questi possono essere materiali di consumo, beni in vendita, ecc.
Ri-resa e sotto-resa
I beni materiali non riportati nei registri e scoperti durante l'audit sono inseriti nell'elenco di inventario al valore di mercato corrente. Su di essi viene redatta una distinta di credito e vengono presi in considerazione altri redditi.
Se alcuni valori materiali non sono sufficienti, viene registrato il fatto del fallimento. Può riflettersi in due modi:
- se il colpevole non è identificato - nelle spese non operative;
- se il colpevole viene individuato, anche nelle spese non operative, ma con contestuale riflesso dell'ammanco restituito.
