La corretta conservazione della documentazione eviterà problemi con la ricerca dei contratti giusti. Dopo aver passato un po' di tempo a depositare titoli, sarai sicuro che quelli necessari saranno sempre a portata di mano sani e salvi.
Istruzioni
Passo 1
Per trovare facilmente il documento di cui hai bisogno, crea un libro contabile. Assegna un numero al contratto e inseriscilo in questo quaderno. Oltre al numero di serie, annotare la data di conclusione del contratto. La riga del giornale dovrebbe avere questo aspetto: 1. Contratto n. 987DL del 23.03.2010. A fianco, nelle note, indicare l'essenza del contratto, se richiesto dallo stile aziendale di archiviazione.
Passo 2
Creare per ogni persona giuridica, se ce ne sono più nell'organizzazione, il proprio registro dei documenti. Usa simboli convenzionali per denotarli. Ad esempio, inserisci i contratti di LLC "Funny Pictures" come 987ВК. E i contratti di OJSC "Murzilka" segnano 987M. Assegnare i numeri rigorosamente per evitare confusione.
Passaggio 3
Archiviare il contratto in una cartella solo dopo che ha superato tutte le fasi di approvazione, è stato firmato dai direttori generali di entrambe le parti e tutti i sigilli sono stati apposti. Scegli raccoglitori con copertina rigida per tenere al sicuro i tuoi documenti. Crea una cartella separata per ogni persona giuridica.
Passaggio 4
Per inserire il contratto nel raccoglitore, rimuovere con attenzione la graffetta che unisce i fogli. Perforare nuovi fori con un perforatore. Inserisci il documento in una cartella e fissalo con viticci di metallo. Separare un contratto dall'altro con un foglio A4 bianco.
Passaggio 5
C'è un altro modo per archiviare i documenti. Acquista una serie di file trasparenti. Metti ogni contratto in una copertina separata e fissalo in una cartella.
Passaggio 6
Non inserire troppi contratti in una cartella: i fogli potrebbero raggrinzirsi. Il raccoglitore dovrebbe chiudersi facilmente in modo che la carta non fuoriesca.
Passaggio 7
Metti da parte un ripiano separato sul rack per riporre cartelle con documenti. Alla fine del fascicolo indicare l'anno e la persona giuridica per la quale vengono stipulati i contratti. In questo modo puoi trovare rapidamente i contratti di cui hai bisogno, se necessario.
Passaggio 8
Non è necessario conservare cartelle con documenti conclusi tre o quattro anni fa. Mettili in scatole di cartone strette, firmando l'anno e la persona giuridica che possiede il contratto. Invia i pacchi al magazzino. Trova un deposito asciutto. L'umidità può uccidere i titoli.
