Se vuoi inviare una lettera non a una persona, ma a più membri del tuo team di lavoro, il contenuto della lettera dovrebbe essere leggermente diverso dal solito. Inoltre, ricorda di seguire le regole della corrispondenza commerciale.
Istruzioni
Passo 1
Crea un elenco di colleghi che desideri includere nella tua mailing list. Controlla se tutti i destinatari sono rilevanti per il problema attuale. Al contrario, puoi saltare una persona che dovrebbe essere informata di qualcosa con la sua lettera. Studia la cerchia degli stakeholder. Decidi quale collaboratore inserire nel campo “Destinatario” e chi nel campo “Cc”. Solitamente gli esecutori diretti sono scritti nella colonna “Destinatario”, e coloro che controllano il processo o vi partecipano indirettamente, oltre che semplicemente un dipendente interessato, nel campo “Copia”.
Passo 2
Pensa a come organizzare i nomi dei destinatari. Sarà molto più facile per te se la tua azienda ha delle regole specifiche stabilite al riguardo. Altrimenti, il loro ordine può essere determinato in modi diversi. Ad esempio, metti i loro cognomi in ordine alfabetico. Si può applicare il principio dell'anzianità. Meglio trovare qualche lettera della segretaria indirizzata a più destinatari e vedere come fa. Molto probabilmente, questo è lo standard non detto della tua azienda.
Passaggio 3
Indica l'oggetto del messaggio. Dovrebbe riflettere brevemente il suo contenuto. Successivamente, vai al corpo della lettera. Segui le regole della corrispondenza commerciale. Saluta educatamente il team e passa all'argomento.
Passaggio 4
Scrivi solo sul caso. Non perdere dettagli importanti, ma non diluire nemmeno "l'acqua". Apprezza il tempo dei tuoi colleghi. Se, per comprendere meglio l'essenza del tuo messaggio, hai bisogno di essere a conoscenza di altra corrispondenza, inserisci le virgolette in fondo alla lettera. Non dimenticare di salutare e augurare a tutti una giornata produttiva al lavoro.
