Una nota analitica è un tipo speciale di documentazione di servizio. Il suo obiettivo principale è attirare l'attenzione del manager su un problema specifico. Contiene proposte per superare la situazione di crisi, elenca le principali direzioni e fasi di attività. Una nota politica non deve essere confusa con un rapporto analitico. Il primo delinea le prospettive di sviluppo degli eventi, il secondo valuta i risultati delle misure adottate. Ogni organizzazione ha i propri requisiti per la preparazione dei documenti interni. Tuttavia, qualsiasi nota analitica contiene parti come introduzione, parte principale, conclusione, appendici.
Istruzioni
Passo 1
introduzione
In questa parte dell'informativa sulla politica, dovresti sottolineare l'importanza del problema che stai contattando il tuo manager. Esponi chiaramente i motivi della tua preoccupazione, valuta il danno ricevuto dall'organizzazione. Elenca le fonti di informazione e i metodi di analisi che hai utilizzato. Stabilisci delle scadenze per la risoluzione del problema.
Ad esempio, supponiamo che tu sia il capo dello spazio pubblicitario per una rivista. Negli ultimi tre mesi, il volume della pubblicità venduta è diminuito gradualmente, sebbene i tuoi dipendenti stiano lavorando diligentemente. Capisci qual è la ragione, ma non puoi risolvere la situazione da solo.
Nell'introduzione della nota analitica, scrivi che hai riscontrato una diminuzione delle vendite, condotto un'analisi della situazione (controllato i piani e i rapporti del dipartimento, parlato con ciascun dipendente, organizzato una riunione interna), elaborato idee specifiche, che sottoponi al manager per l'approvazione.
Passo 2
Parte principale
Qui è necessario considerare tutti gli aspetti del problema nel modo più dettagliato possibile e proporre una soluzione per ciascuno di essi.
Evidenzia le sottosezioni nel testo in base al numero di frasi, intestandole brevemente ma chiaramente. In ciascuno, indicare prima il lato negativo, quindi l'essenza effettiva delle modifiche, nonché i costi materiali e tecnici stimati e la distribuzione delle responsabilità tra i dipendenti.
Disporre le frasi in ordine decrescente di importanza o in ordine cronologico.
Fornisci più dettagli possibili. Questo ti mostrerà un alto grado di padronanza della situazione e l'elaborazione del problema. Elenca gli argomenti e i calcoli di supporto. Qui puoi anche fare riferimento alla positiva esperienza conosciuta in questo settore.
Per aumentare l'obiettività della nota analitica, fornire dati (informazioni, informazioni) ottenuti da altre divisioni strutturali dell'organizzazione.
Nell'esempio sopra, il corpo principale del Policy Brief potrebbe includere una proposta per un nuovo titolo di argomento, "Elettrodomestici". Per questa categoria si troveranno inserzionisti per un lungo periodo. Si prevede di coinvolgere i giornalisti interni nella realizzazione di testi pubblicitari e informativi.
Si può anche proporre di assegnare un'auto aziendale ai dipendenti del dipartimento per visitare gli uffici remoti dei clienti, il che ridurrà la perdita di tempo di lavoro e costi di viaggio. Questa tesi dovrebbe essere confermata dai calcoli ottenuti nel dipartimento di contabilità.
Passaggio 3
Conclusione
Indicare i risultati principali per ogni sottosezione del corpo principale. Tuttavia, cerca di evitare ripetizioni dirette del testo principale. Allo stesso tempo, assicurati che le frasi che non sono indicate nella parte principale non compaiano improvvisamente nel testo della conclusione.
Sii conciso ma persuasivo. Una conclusione non può contraddire un'altra. E tutti dovrebbero essere logici e contenere una previsione positiva per il prossimo futuro.
La parte finale dell'esempio già considerato conterrà una conclusione sull'impatto della nuova categoria sull'aumento delle vendite pubblicitarie. Le cifre delle previsioni potrebbero assomigliare a questa: si prevede di attirare 5 inserzionisti per un periodo di 6 mesi con un budget di 50 mila rubli.
Passaggio 4
Applicazioni
Ulteriori materiali raccolti in una sezione speciale aumenteranno l'affidabilità delle tue dichiarazioni, illustreranno le informazioni fornite. È possibile inserire tabelle, grafici, diagrammi e altro materiale visivo nell'applicazione.
