Alcune aziende hanno documentazione da decenni. Per evitare che documenti importanti vengano stropicciati o persi, devono essere archiviati in cartelle di cartone rigido o plastica. Assegna a ciascun contratto un numero separato per l'identificazione.
Istruzioni
Passo 1
Per facilitare la ricerca del contratto desiderato, tieni un registro. Assegna un numero al documento e inseriscilo in questo diario. Oltre al numero, inserire la data del contratto. La voce nel giornale dovrebbe essere simile a questa: 1. Contratto n. 123TP del 22.02.2011. Nelle note è possibile indicare l'essenza del contratto, quando richiesto dallo stile della documentazione aziendale.
Passo 2
Se nella società sono presenti più persone giuridiche, creare un libro dei contratti separato per ciascuna. Usa simboli convenzionali nella tua notazione. Ad esempio, annota i contratti di Masha e Bears OJSC come 123MM. E segna i titoli di ZAO "Tre porcellini" con 123TP. Assegna i numeri per evitare confusione.
Passaggio 3
Quando l'accordo ha superato tutte le approvazioni, firmate dai direttori generali di entrambe le parti, apposti i sigilli, può essere archiviato in una cartella. Scegli cartelle con copertina rigida: garantiranno la sicurezza dei documenti. Ogni persona giuridica ha bisogno della propria cartella.
Passaggio 4
Prima delle lenzuola. Prendi un perforatore e fai nuovi buchi. Metti il documento in una cartella e fissalo con antenne speciali. Separare un contratto dall'altro con un foglio A4 bianco.
Passaggio 5
Puoi anche archiviare i contratti in un altro modo. Ciò richiederà file trasparenti. Metti ogni documento in un file separato e appuntalo in una cartella.
Passaggio 6
Non archiviare troppi contratti in una cartella: possono stropicciarsi. La cartella dovrebbe essere facile da chiudere, i singoli fogli non dovrebbero sporgere.
Passaggio 7
Per l'archiviazione di cartelle con contratti, disporre di un ripiano separato nell'armadio. Sulla cartella, scrivi l'anno e la persona giuridica che possiede i documenti. Ciò ti consentirà di trovare rapidamente i documenti giusti, se necessario.
Passaggio 8
Non è necessario conservare sempre cartelle con contratti di tre anni fa. Disporli in scatole di cartone, firmando l'anno e la persona giuridica per la quale vengono rilasciati i documenti. Invia le scatole al magazzino. Scegli un luogo asciutto per la conservazione. L'umidità è dannosa per la carta.
