Un ordine è un documento di grande importanza pratica. Indica alcune azioni specifiche: assunzione e licenziamento di un dipendente, azione disciplinare, necessità di introdurre nuove tecnologie e molto altro. L'impiegato deve garantire l'archiviazione di questo tipo di documenti e la capacità di trovare rapidamente quello giusto. Per questo, ad ogni ordine viene assegnato un numero di identificazione univoco.
Necessario
- - ordini;
- - giornale di bordo;
- - istruzione sulla gestione delle anagrafiche del personale;
- - 2 o 3 cartelle.
Istruzioni
Passo 1
Il modulo di registrazione per gli ordini non è strettamente regolato dalla legge. Esiste un'istruzione standard pubblicata da Rosarkhiv il 27 novembre 2000, che stabilisce che la numerazione degli ordini da parte del personale e dell'attività principale deve essere eseguita separatamente entro un anno solare. Se lavori in una piccola impresa, dove la segretaria svolge anche il lavoro di impiegato, avvia 3 cartelle e 3 diari di registrazione.
Passo 2
Elaborare istruzioni per il lavoro d'ufficio. Può essere composto da pochi elementi. Indica quali ordini devono essere conservati per 5 anni e quali - 75. Scrivi in quali array sono suddivisi gli ordini per la tua azienda e come hai deciso di designarli. Gli ordini per l'attività principale sono generalmente numerati con un numero sequenziale e gli ordini del personale - con un numero e una lettera. Ad esempio, il numero può apparire come "Ordine n. 2-l / s" o "Ordine n. 2-k". Pensa a designazioni diverse per documenti con durata di conservazione diversa. Ad esempio, a breve termine può essere contrassegnato come personale ea lungo termine come personale.
Passaggio 3
Dividere gli ordini per personale in 2 parti in base alla durata. I documenti relativi alla fornitura di congedi regolari o di studio, viaggi di lavoro di breve durata, incentivi e sanzioni disciplinari sono conservati per 5 anni. Archivia gli ordini di lavoro, trasferimento, licenziamento, lunghi viaggi di lavoro e lunghe vacanze in un'altra cartella. Scrivi il nome della cartella e la data di scadenza sulle copertine dei raccoglitori. Compila gli ordini per l'attività principale separatamente
Passaggio 4
Nelle grandi aziende, gli ordini vengono emessi da diversi servizi. La documentazione per l'attività principale, di regola, è conservata dal segretario e, per il personale, dal dipartimento del personale. Di conseguenza, ognuno ha la propria cartella e i propri libri contabili. È sufficiente che uno specialista delle risorse umane inizi 2 libri e 2 cartelle, dividendo i documenti in base ai periodi di conservazione. Tuttavia, con un flusso di documenti molto ampio, ogni cartella è spesso suddivisa in base alle tipologie di ordini. Se la tua azienda ha adottato un sistema di storage separato, numera comunque gli ordini in ordine all'interno di un array comune e registrali in un journal.
Passaggio 5
Gli ordini per l'attività principale possono essere applicati non solo all'intera azienda, ma anche alle singole divisioni. Sviluppa il codice per ogni dipartimento o dipartimento. Può essere una lettera o un numero. Non dimenticare che la designazione degli ordini per l'attività principale dovrebbe differire da quella accettata nella gestione dei registri del personale della tua azienda. In questo caso la numerazione rientra nella matrice generale di "attività principale".
