In qualsiasi organizzazione, anche piccola, vengono emessi e archiviati molti ordini e ordini diversi. Se tutti sono registrati e archiviati in una cosa, prima o poi si creerà confusione. Ed è improbabile che i rappresentanti degli organismi di controllo approvino tale tenuta dei registri.
Istruzioni
Passo 1
Per dividere correttamente gli ordini emessi presso l'impresa, è necessario essere guidati dai seguenti documenti:
- approvato da Rosarkhiv "L'elenco dei documenti di gestione tipici generati nelle attività dell'organizzazione, indicando il tempo di conservazione";
- istruzioni per il lavoro d'ufficio (elaborate dall'organo direttivo).
Sulla base di questi documenti, dovrebbe essere sviluppata una nomenclatura dei casi presso ciascuna impresa. Sulla base di esso, vengono divisi ordini, istruzioni e altri documenti.
A seconda delle dimensioni dell'impresa e della sua struttura, la nomenclatura dei casi sviluppata può essere suddivisa in dipartimenti con l'indicazione del codice della lettera oppure può essere generale.
In ogni caso, tutti gli ordini presso l'impresa sono suddivisi condizionatamente in ordini per attività principali ed economiche e ordini per il personale.
Passo 2
Gli ordini per le attività principali ed economiche, di norma, sono conservati dal segretario (salvo diversa indicazione in separato ordine). È anche responsabile della registrazione, della conservazione e dell'archiviazione di questi ordini.
I documenti differiscono in termini di tempo di conservazione. Gli ordini per l'attività principale dell'impresa (per la struttura organizzativa, per l'approvazione della tabella del personale, per apportarvi modifiche, ecc.) Hanno linee di archiviazione - costantemente. Alla fine dell'anno solare, vengono consegnati all'archivio dell'impresa.
Gli ordini su questioni economiche e operative sono conservati per 5 anni. Sono numerati progressivamente senza lettera. Se il volume degli ordini emessi presso l'impresa è elevato, durante l'anno vengono suddivisi in volumi. Dopo la scadenza del periodo di conservazione, vengono distrutti con la registrazione dell'atto corrispondente.
Passaggio 3
Gli ordini per il personale vengono elaborati e archiviati nel dipartimento di gestione del personale dell'impresa. Differiscono anche nella durata di conservazione.
Un caso a parte sono gli ordini di ammissione, licenziamento e trasferimento con un periodo di conservazione di 75 anni. Qui vengono archiviati anche gli ordini di modifica del cognome, viaggio d'affari a lungo termine, trasferimento temporaneo a lungo termine di dipendenti, ecc.. Questi documenti sono registrati nel giornale, hanno numerazione e lettere continue (il più delle volte "ls", "k"). Alla fine dell'anno, tali ordini vengono cuciti in un'unica cartella insieme al registro di registrazione e consegnati all'archivio.
Passaggio 4
Gli ordini per le vacanze (regolari, senza paga, ecc.), I viaggi d'affari a breve termine e i trasferimenti sono redatti in un file separato, sono conservati per 5 anni. Viene aggiunta una lettera alla numerazione dell'ordine (ad esempio, "o" o codice reparto).
Gli ordini per il ritiro hanno lo stesso periodo di conservazione. Tuttavia, si consiglia di conservarli separatamente, in quanto sono corredati da materiale di analisi (note esplicative, verbali, comunicazioni e deliberazioni delle commissioni sindacali, ecc.).
Alla scadenza del periodo di conservazione, questi ordini vengono distrutti.
Passaggio 5
Si consiglia inoltre di conservare separatamente gli ordini di promozione (periodo di conservazione - 75 anni). In un caso separato vengono depositate le ordinanze per la promozione sia della propria impresa che del proprio superiore. Il caso viene archiviato nell'archivio man mano che si forma.
