Quando si redigono gli ordini del personale, è necessario prestare grande attenzione al loro significato giuridico. Per essere giuridicamente vincolanti, devono contenere una serie di dettagli necessari, compreso l'indice di registrazione o, in altre parole, il numero del documento. Le regole per la registrazione degli ordini sono determinate dal documento locale dell'istituzione, ma ci sono anche regole generali.
Istruzioni
Passo 1
Il numero progressivo dell'ordine per il personale è anche il suo numero di registrazione (indice). La numerazione di tutti gli ordini (ordini) per il personale deve essere conservata durante l'anno d'ufficio separatamente per ciascun gruppo di documenti amministrativi in appositi moduli di registrazione.
L'anno commerciale di solito coincide con l'anno solare (1 gennaio - 31 dicembre). Ma ci sono eccezioni, ad esempio, istituzioni di cultura, istruzione, ecc., In cui l'anno amministrativo inizia il 1 settembre.
Passo 2
Per cominciare, differenzia tutti gli ordini in gruppi separati. Dividere i documenti in base alla loro durata di conservazione in documenti di conservazione a lungo termine e documenti di conservazione a breve termine.
Nelle grandi organizzazioni con un gran numero di dipendenti, per comodità, selezionare più gruppi su un argomento omogeneo all'interno della matrice di ordini con lo stesso periodo di archiviazione.
Ad esempio, i documenti per l'archiviazione a lungo termine possono essere suddivisi in gruppi: ordini di ammissione, ordini di licenziamento, ordini di trasferimento. E le carte di deposito a breve termine possono essere differenziate in serie: ordini per vacanze, ordini per viaggi di lavoro.
Nelle organizzazioni con un numero molto elevato di personale, a volte è necessario sviluppare designazioni di lettere di ordini per ciascuna categoria di personale.
Passaggio 3
Inoltre, registra ciascuno di questi gruppi di ordini sul personale in moduli speciali. Come modulo di registrazione, puoi utilizzare un giornale, schede di registrazione e controllo o un sistema di gestione elettronica dei documenti. Ognuna di queste forme presenta vantaggi e svantaggi.
Le schede di registrazione e controllo e gli schedari elettronici, che di solito si duplicano a vicenda, sono più convenienti per l'organizzazione e la ricerca. I registri forniscono una maggiore sicurezza delle informazioni.
I moduli di registrazione non hanno uno standard rigoroso, ma di solito contengono le seguenti informazioni:
- l'appuntamento;
- numero di serie dell'ordine;
- chi ha firmato (carico, cognome);
- un riepilogo dell'ordine;
- base;
- esecutore.
Passaggio 4
Ora, per numerare gli ordini per frame, devi solo guardare nel journal corrispondente e assegnare l'indice successivo al documento.
