Attualmente, nessuna attività seria può fare a meno della corrispondenza commerciale, quindi padroneggiare le sue abilità è estremamente importante nella società moderna. Inoltre, queste competenze sono necessarie non solo per gli imprenditori, ma anche per i dipendenti ordinari che possono corrispondere con i partner dell'azienda.
Istruzioni
Passo 1
Concentrati sullo scopo della corrispondenza e attieniti ad esso nella lettera. Per fare ciò è necessario, prima di tutto, comprendere che ogni comunicazione persegue la necessità di informare l'interlocutore o le sue convinzioni. A seconda di una situazione particolare, l'accento può essere spostato su un lato.
Passo 2
Creare un'immagine aziendale positiva agli occhi dell'interlocutore. In nessun caso questo passaggio deve essere trascurato o trattato con negligenza, poiché l'atteggiamento formato nei confronti del mittente della lettera, anche dopo una lettura superficiale, rimarrà a lungo nella memoria del destinatario. L'immagine aziendale di una lettera è influenzata da sei criteri principali, quali: la scelta corretta dell'oggetto della lettera, il tempo di risposta alla lettera, il corretto appello personale, l'espressione di gratitudine per aver letto la lettera, la conclusione della lettera su un nota positiva e la firma corretta del mittente.
Passaggio 3
Forma un atteggiamento fedele del cliente verso te stesso o la tua azienda nella lettera. Secondo gli esperti di marketing, circa l'80% dei profitti dell'azienda proviene dai suoi clienti abituali, quindi le loro esigenze dovrebbero essere trattate con particolare attenzione. Per aumentare la fedeltà dei clienti abituali, dovresti controllare i seguenti tre punti nella lettera: prestare attenzione alle esigenze del cliente, utilizzare il vocabolario del destinatario nel testo della lettera e obbedire alla logica del destinatario. Solo avvicinandosi al cliente, il mittente potrà soddisfare pienamente i suoi desideri.
Passaggio 4
Dividi la lettera in componenti semantiche. In questo caso, suonerà più convincente per il destinatario. Ci sono tre di questi componenti: informazioni su ciò che offre il mittente, un messaggio chiaro su come il destinatario trarrà vantaggio e argomenti convincenti per dimostrare i punti principali della lettera.
Passaggio 5
Struttura le frasi in modo che corrispondano chiaramente alle norme della lingua in cui sono scritte. Questa funzione ortografica influisce sulla percezione delle informazioni da parte di una persona. Disponi i membri della frase nell'ordine più semplice accettato per una particolare lingua. Le frasi stesse dovrebbero essere concise e di facile comprensione. Inserisci spazi extra tra i paragrafi per rendere più facile per il lettore comprendere le informazioni.
