La cooperazione con partner stranieri è già diventata la norma per le imprese russe. Pertanto, anche lo scambio di deleghe, che fa parte del processo di lavoro, è un evento abbastanza comune. Ma se stai ospitando i tuoi partner stranieri o russi nell'impresa per la prima volta, dovresti prendere in considerazione diverse sfumature in modo che non interferiscano con la creazione di contatti d'affari e rovinino l'impressione dell'incontro.
Istruzioni
Passo 1
Un invito a incontrarsi dovrebbe essere inviato il prima possibile, anche se è stato raggiunto un accordo preliminare. Questo è un segno che apprezzi molto il tempo dei tuoi partner e rispetti i loro impegni.
Passo 2
Alla ricezione della conferma specificare il numero dei componenti la delegazione in arrivo. È meglio se ti viene fornita una lista degli ospiti con l'indicazione della posizione e delle indicazioni supervisionate. Seleziona la composizione della tua delegazione in base a questo elenco, in termini di numero dovrebbe essere approssimativamente uguale alla delegazione degli ospiti. Discuti con gli ospiti quale lingua preferiscono comunicare e prenditi cura di un interprete, anche se gli ospiti verranno con il proprio interprete.
Passaggio 3
Conoscere l'area di responsabilità e competenza di ciascuno dei tuoi ospiti. I partner stranieri, di regola, sono molto severi nel mantenere la catena di comando ufficiale, quindi è necessario avere un'idea chiara di quali problemi questo o quell'ospite è autorizzato a discutere.
Passaggio 4
Prepara e concorda un elenco di questioni che dovrai discutere. Raccogli tutti i materiali e i documenti di cui potresti aver bisogno. Decidi quali documenti saranno firmati a seguito delle negoziazioni e discuti in che modalità saranno condotti: durata, pause.
Passaggio 5
Scegli una camera confortevole in base al numero di persone che partecipano alla riunione. Ognuno di loro dovrebbe avere un posto dove può ospitare comodamente, perché tra le pause dovrai sederti per diverse ore. Assicurati che durante l'incontro vengano serviti tè, caffè, biscotti e bicchieri e acqua minerale sui tavoli. Se a nessuno dispiace, non dimenticare di mettere i posacenere.
Passaggio 6
Chiedi ai tuoi invitati il consenso alla registrazione audio della riunione, non può essere effettuata senza permesso. Siedi gli ospiti di fronte alla porta d'ingresso, questa sfumatura psicologica permetterà loro di non sentirsi stressati. Chiedi di non essere distratto da telefonate esterne durante le trattative. Prepara diari e penne per gli ospiti.
Passaggio 7
Non costringere gli ospiti a cercarti quando arrivano al punto di incontro. Qualcuno deve incontrarli nell'atrio dell'edificio e accompagnarli nella stanza in cui si terranno le trattative.
