Una riunione di gruppo può essere un modo efficace per analizzare varie situazioni di lavoro, comprese le situazioni di conflitto. Discute pubblicamente questioni controverse e prende decisioni vincolanti per ciascun dipendente. L'incontro collettivo dovrebbe essere preceduto da molto lavoro preparatorio.
Istruzioni
Passo 1
Formulare l'argomento principale dell'incontro. Di norma, si tiene un'assemblea collettiva su una questione di attualità. Questo può essere, ad esempio, un'analisi del lavoro dell'organizzazione per l'anno o il passaggio a un orario di lavoro ridotto.
Passo 2
Pensa alla tua agenda. I suoi punti saranno questioni specifiche che devono essere discusse. Dovrebbero essere almeno due e non più di cinque. Ordina le domande in ordine decrescente di importanza. Se l'argomento della riunione è piuttosto ampio, inserire “Varie” come ultimo punto all'ordine del giorno. Qui puoi deviare un po' dall'argomento principale e discutere piccoli problemi che preoccupano il team in questo momento.
Passaggio 3
Preparare gli altoparlanti. Un dipendente competente, il cui parere è considerato autorevole nel team, dovrebbe parlare su ciascun punto all'ordine del giorno della riunione. Avvertilo del rapporto imminente con 1-2 settimane di anticipo in modo che la persona possa pensare con calma al suo messaggio. 2-3 giorni prima dell'incontro, parla con ciascun relatore, assicurati che il testo del suo discorso sia pronto e corrisponda all'argomento indicato.
Passaggio 4
Prepara la sala riunioni. È positivo se la tua organizzazione ha una sala riunioni o un'altra sala riunioni. Altrimenti, usa la stanza più grande possibile. Il giorno della riunione, sarà necessario installare un numero sufficiente di sedie e collegare e configurare un proiettore, un computer e un microfono, se presenti. È inoltre possibile predisporre in anticipo per ogni partecipante alla riunione cartelle speciali con documenti da discutere.
Passaggio 5
Comunicare a tutti i dipendenti la data, l'ora e il luogo della riunione. Utilizzare uno dei metodi tradizionali: pubblicare informazioni su una bacheca, inviare una e-mail, chiamare i responsabili delle divisioni strutturali, parlare personalmente con ciascun dipendente. La tua scelta dipenderà dalla tradizione dell'azienda e dal numero di dipendenti.
Passaggio 6
Registra i partecipanti prima di iniziare la riunione. Successivamente allegherai questo elenco al protocollo. Assicurati di iniziare la riunione all'ora pianificata e annunciata per i dipendenti. Non aspettare i ritardatari, mostra l'importanza e la serietà dell'evento.
Passaggio 7
Annunciare l'argomento principale dell'incontro e le questioni che verranno affrontate. Chiedi al team di scegliere un presidente e un segretario per la riunione. Di norma, viene eletto presidente il capo dell'organizzazione o un suo vice e segretario l'impiegato o il responsabile dell'ufficio. Il presidente condurrà la riunione, manterrà l'ordine e seguirà le regole. I compiti del segretario comprendono la tenuta di un protocollo dettagliato: registrazione degli interventi dei relatori, delle domande agli stessi, delle discussioni e delle proposte.
Passaggio 8
Attenersi alla tempistica stabilita, altrimenti la riunione corre il rischio di trascinarsi fino a mezzanotte e di non prendere mai decisioni. Di norma, i relatori principali hanno a disposizione 15-20 minuti, ma non più di 30. I co-relatori su questioni secondarie dovrebbero essere entro 10-15 minuti. Il discorso di un partecipante dal pubblico è limitato a 2-3 minuti. Puoi rispondere a una domanda per non più di 5 minuti. Se il tempo viene superato, ricordate fermamente le regole.
Passaggio 9
Dopo che l'agenda della riunione è stata definita e tutti hanno fatto un discorso, riassumere brevemente l'incontro. Se sono state prese decisioni importanti, la loro bozza dovrebbe essere letta ad alta voce a tutti i presenti.
Passaggio 10
Entro due giorni dalla riunione, è necessario predisporre la versione definitiva del verbale e delle decisioni prese. Il verbale deve essere concordato e firmato dal presidente dell'assemblea. Portare le decisioni e le scadenze per la loro attuazione all'attenzione di tutti i dipendenti che devono attuarle.
