Se devi organizzare e condurre un incontro di lavoro, ricorda: il successo dell'evento dipende in gran parte dalla qualità della preparazione. Non trascurare nessun dettaglio e il tuo incontro sarà di prim'ordine.
Istruzioni
Passo 1
Fissa una data per il tuo incontro di lavoro. Avvisare tutti i partecipanti in anticipo. A seconda del formato dell'evento e con chi stai tenendo un incontro di lavoro, può essere un invito orale, un telefono, un'e-mail o una lettera commerciale. Si consiglia di inviare un ordine del giorno a tutti, con temi designati per la discussione, relatori, statuti e materiali di riferimento. Se i partecipanti sono più preparati, la discussione sulle questioni aziendali sarà più efficace.
Passo 2
Pensa alla location più comoda per il tuo meeting di lavoro. Uno spazio adatto può essere la sala conferenze di un'azienda o una sala riunioni. Vale la pena assicurarsi che nessuno dei tuoi colleghi faccia domanda per un altro incontro contemporaneamente. Anche una sala conferenze in affitto è un'opzione conveniente e piuttosto conveniente. Questo servizio è offerto da hotel e hotel, centri commerciali, istituzioni educative.
Passaggio 3
A volte gli incontri di lavoro si tengono in caffè o ristoranti. Questa opzione è appropriata quando il numero di partecipanti è piccolo. Se vuoi abbinare la trattativa al pranzo o alla colazione o fare una cena di lavoro, devi prenotare un tavolo in anticipo. Il posto non dovrebbe essere rumoroso, altrimenti sarà difficile discutere di questioni di lavoro. Non è inoltre auspicabile scegliere opzioni stravaganti ed esotiche, i tuoi gusti potrebbero non coincidere con le preferenze degli altri partecipanti. Pertanto, è meglio optare per una struttura classica o assicurarsi che i tuoi partner condividano pienamente le tue passioni.
Passaggio 4
Preparare e testare l'hardware. Proiettore, microfono, telefono e apparecchiature video: regola e configura tutto in anticipo. Le tecniche tendono a rompersi e spegnersi nel momento più inopportuno.
Passaggio 5
Calcola se ci sono abbastanza sedie per tutti i partecipanti. Assicurati che la stanza non sia troppo soffocante o troppo fredda. Non dimenticare i materiali per scrivere: dovresti fornire a tutti carta e penna. Distribuisci il volantino. Realizzare e posizionare targhette con i nomi dei partecipanti, se necessario.
Passaggio 6
Se la riunione è lunga, potresti aver bisogno di una pausa caffè o di una pausa pranzo. In ogni caso, prenditi cura dell'acqua: una bottiglia d'acqua e un bicchiere accanto a ciascun partecipante è una buona opzione.
