Nel corso delle loro attività, un impiegato contabile o un imprenditore deve elaborare molti documenti. Il flusso di documenti aumenta in modo direttamente proporzionale al successo dello sviluppo aziendale. Molti metodi di lavoro sono ampiamente conosciuti, tuttavia, è improbabile che qualcuno dica l'intera tecnologia a uomini d'affari alle prime armi. Questa guida ti mostrerà come archiviare i tuoi documenti in modo che non vengano confusi o persi.
Istruzioni
Passo 1
L'utilizzo di file trasparenti è un po' complicato. Meglio archiviare i documenti usando una perforatrice. Naturalmente, i file trasparenti torneranno utili per archiviare documenti che non possono essere perforati: documenti che vengono realizzati su carta intestata del Segno di Stato, documenti con ologrammi e altri documenti protetti dalla contraffazione. Per il resto dei documenti, non è pratico utilizzare i file.
Passo 2
È possibile utilizzare un rilegatore per praticare un foro con precisione, allineando ogni documento successivo a quello precedente. I documenti verranno allineati in una cartella, ma se è necessario spostare un documento in un'altra cartella, è probabile che sporga all'esterno della pila.
Passaggio 3
Il modo migliore per rilegare i documenti consiste nell'utilizzare una punzonatrice. Quindi, per ogni documento, i fori saranno posizionati nello stesso posto. I documenti cuciti in questo modo avranno l'aspetto più accurato e non dovrai praticare ulteriori fori.
Passaggio 4
In fase di archiviazione, oltre alla posizione dei fori, è necessario anche orientare correttamente il documento. I documenti posizionati sul foglio possono essere ruotati di 90o in senso antiorario.
Passaggio 5
Per collegare i documenti, vengono spesso utilizzate graffette o graffette. È vero, hanno uno svantaggio: un fascio di documenti fissato con graffette o graffette ha un rigonfiamento nei punti di attacco, il che rende difficile lavorare con i documenti. È meglio collegare i fogli di un documento di più pagine con una goccia di colla vinilica. Nella maggior parte dei casi, ci vuole meno tempo e la pila di documenti non presenta rigonfiamenti.
Passaggio 6
Se il documento è di dimensioni inferiori a un foglio standard, deve prima essere incollato su un foglio standard, dopodiché può essere archiviato con il resto dei documenti.
