Nel corso delle loro attività, molte imprese inviano i propri dipendenti in trasferta. Sembrerebbe che niente di complicato: solo il dipendente ha svolto un compito e ne è tornato. Ma anche un evento così semplice richiede un processo di documentazione piuttosto voluminoso.
Necessario
- - certificato di viaggio
- - incarico di servizio
- - ordine viaggio d'affari
- - relazione anticipata
- - relazione sul lavoro svolto
Istruzioni
Passo 1
Completare un incarico di lavoro per il dipendente specificando lo scopo e la tempistica del viaggio del dipendente. Di solito, tale compito viene redatto dal capo dell'unità strutturale in cui lavora il dipendente in viaggio d'affari. Quindi firma questo incarico di lavoro con il capo dell'impresa, poiché è lui che prende la decisione successiva sull'opportunità di questo viaggio d'affari.
Passo 2
Prepara un ordine di viaggio per i dipendenti. Tale Ordine viene solitamente emesso dal capo dell'impresa, sulla base di un incarico di lavoro presentato dal capo dell'unità strutturale. Familiarizzare il dipendente in viaggio d'affari con questo Ordine contro la firma.
Passaggio 3
Emettere un certificato di viaggio d'affari per il dipendente, in base all'ordine di viaggio d'affari. Tale certificato indica l'orario di arrivo del lavoratore al luogo di destinazione e l'orario di partenza da esso. Secondo questi marchi, dopo il ritorno del dipendente, viene calcolato il tempo effettivo trascorso in viaggio d'affari e viene calcolata l'indennità di viaggio.
Passaggio 4
Dare al dipendente un anticipo per le spese di viaggio. Tali spese comprendono il pagamento della diaria, il viaggio, l'affitto dell'alloggio, ecc. Le spese giornaliere sono pagate al dipendente per ogni giorno di viaggio d'affari, nonché per tutti i giorni che trascorre durante il viaggio. Se un dipendente viene inviato in viaggio d'affari all'interno del paese, tale anticipo viene pagato nella valuta nazionale e, se all'estero, nella valuta del paese in cui si reca.
Passaggio 5
Redigere un rapporto sul lavoro svolto, sulla base dei risultati del ritorno del dipendente da un viaggio di lavoro. Questo rapporto mostra la quantità di lavoro svolto dal dipendente durante il viaggio e mostra anche le spese effettive per il viaggio, inclusa l'indennità giornaliera. A tale verbale vengono allegati i documenti originali, quali: biglietti di viaggio, ricevute di pagamento dell'albergo, ecc. Quindi, confrontando gli importi dati al dipendente sotto forma di anticipo, i costi vengono ricalcolati: vengono ritirati i fondi in eccesso o vengono restituite le spese in eccesso. Il dipendente deve familiarizzare con i dati del rapporto sul lavoro svolto contro la firma.
