Le attività di molte imprese sono associate alla conclusione di contratti per la fornitura di beni, l'acquisto di materie prime e componenti. Ogni azienda stipula contratti con i dipendenti. Per rendere la documentazione più facile da usare, è diffusa la pratica di mantenere un'ampia varietà di giornali contabili. In tale giornale, è conveniente registrare, ad esempio, la cronologia del movimento dei singoli documenti e i dettagli dei contratti.
Necessario
- - un giornale di contabilità dei contratti;
- - contratti.
Istruzioni
Passo 1
Sviluppare un modulo per tenere un registro dei contratti. Dovrebbe riflettere le specificità dell'impresa ed essere facile da usare. In una grande impresa, è possibile approvare tale modulo del giornale con un ordine speciale, integrandolo con raccomandazioni per la compilazione della documentazione.
Passo 2
Disegna il frontespizio della rivista. Inserisci qui il nome del documento. Rifletti il nome dell'azienda e tutti i dettagli richiesti. Immettere la data di inizio per la registrazione. In una grande azienda, è consigliabile tenere un registro dei contratti separato per ogni unità strutturale. Numera le pagine della rivista, pinzala se necessario e applica il sigillo dell'organizzazione.
Passaggio 3
Dividi le pagine di lavoro della rivista in più colonne, il cui numero sarà determinato dalle tue esigenze e dalle specificità dei contratti. Fornire colonne per il numero di serie del documento, la data del contratto e la sua scadenza. Una colonna separata conterrà una breve indicazione dell'oggetto del contratto. Includere nel giornale anche i responsabili dell'adempimento degli obblighi contrattuali.
Passaggio 4
Se pensi che la forma elettronica della rivista sarà più conveniente, sviluppa il tuo prodotto software per la registrazione dei contratti o ordina questo lavoro da un'organizzazione specializzata. In alcuni casi, puoi utilizzare il programma per fogli di calcolo Microsoft Excel per questo scopo.
Passaggio 5
Designare un funzionario che sarà responsabile della tenuta del diario. In genere, questa persona è un dipendente dell'ufficio del personale dell'impresa o un dipendente dell'ufficio legale.
Passaggio 6
Stabilire una regola per tenere un registro dei contratti sistematicamente, riflettendo la documentazione in esso in modo continuo, e non caso per caso. Ciò consentirà al management dell'impresa di avere un quadro completo dei processi che si svolgono in azienda e fornirà l'opportunità di navigare velocemente nel denso flusso di documentazione.
