Nelle grandi organizzazioni, la maggior parte dei visitatori di solito ottiene le informazioni di cui hanno bisogno dalla segreteria. Quale impressione di comunicazione lascerà il vicedirettore? Il cliente vorrà chiamare di nuovo? La persona interessata riceverà risposte esaurienti alle sue domande? Per avere fiducia nelle qualità positive del segretario, è necessario prepararsi responsabilmente al primo incontro e organizzare e condurre un colloquio con competenza.
Istruzioni
Passo 1
Il segretario è il volto dell'azienda. Prima di tutto, valuta l'aspetto del richiedente. Dopotutto, non è per niente che dicono di essere accolti dai loro vestiti, ma sono scortati dalle loro menti. L'aspetto ordinato e accogliente di una segretaria può fare molto per ottenere il contratto di cui hai bisogno o per negoziare le prossime trattative. Se hai una tua "immagine", prova ad ascoltare la tua intuizione. Se approvi la posizione di una persona che ti provoca contraddizioni interne, allora sarà probabilmente difficile lavorare con lui, perché il segretario non è solo il volto dell'azienda, ma anche il braccio destro del manager. Tuttavia, non approvare immediatamente qualcuno che ti farà piacere con un aspetto luminoso e bello. Una bella immagine può diventare rapidamente noiosa e le carte rimarranno smontate.
Passo 2
Durante la conversazione, ascolta attentamente: la segretaria comunicherà con i clienti, condurrà conversazioni telefoniche e comporrà lettere. Il suo discorso dovrebbe essere competente, i finali coerenti e il tono benevolo. Presta particolare attenzione alla presenza delle cosiddette parole parassitarie nel discorso. Se il monologo del richiedente è pieno di inutili "così significa", "per così dire", "uh", "beh", allora è improbabile che tu ottenga l'assenza di queste espressioni in un ambiente aziendale. L'uso del gergo e dello slang è considerato inaccettabile, a meno che tu non permetta alla conversazione di assumere un andamento informale.
Passaggio 3
Chiedere alla segretaria di digitare il dettato. Quindi controlli tre qualità importanti contemporaneamente: velocità di stampa, alfabetizzazione nella scrittura e abilità del personal computer. Commettere deliberatamente errori stilistici e osservare la reazione del candidato. Se ti consiglia gentilmente il modo più adatto di costruire una frase, segnalo con un "più".
Passaggio 4
Studia attentamente il curriculum della segretaria. Presta attenzione ai lavori precedenti, chiedi al candidato le ragioni della partenza. Una persona educata e arguta non parlerà mai in modo imparziale di un ex leader, "getterà fango" alla squadra o parlerà dei propri errori. La risposta più accettabile che puoi sentire è una mancata corrispondenza nelle aspettative di stipendio. Evidenzia le parole chiave nel testo del curriculum e nel racconto dell'interlocutore: puntualità, ordine, resistenza allo stress, socievolezza, cortesia. Ricorda che la segretaria è spesso l'anello di congiunzione tra i vari reparti dell'organizzazione; dalle sue qualità professionali e personali possono dipendere sia l'umore del responsabile che il comfort, l'atmosfera amichevole e l'ordine in tutto l'ufficio.
