Il lavoro di qualsiasi impresa è impossibile senza dipendenti. Di norma, per semplificare la contabilità dei movimenti del personale, alcuni datori di lavoro utilizzano i cosiddetti fascicoli personali nel corso delle loro attività commerciali. In generale, il concetto di "fascicolo personale" indica una sorta di archivio contenente tutti i dati personali di un dipendente che lavora. L'uso di un tale sistema contabile non è necessario per le persone giuridiche, ma per le istituzioni statali i file personali sono un elemento obbligatorio.
Istruzioni
Passo 1
Di norma, quando si fa domanda per un lavoro, un dipendente scrive una domanda di assunzione. Tu, accettando di accettarlo per la posizione, elabori un ordine (ordine) per l'accettazione. Quindi, fai copie di tutti i documenti, ad esempio da un passaporto, da un certificato di matrimonio, ecc.
Passo 2
A questo punto, crea un file personale. Si prega di notare che è necessario creare cartelle separate per ogni dipendente. Fare copie di tutti gli ordini, ad esempio un ordine di lavoro. Avrai anche bisogno di copie del libro di lavoro, documento di istruzione, ovvero tutte le copie dei documenti che hai a disposizione per il dipendente.
Passaggio 3
Dopo aver effettuato tutte le copie, archiviarle. Tieni presente che questo caso aumenterà man mano che lavori. Cioè, se vengono emessi ordini nei confronti di questo dipendente, ad esempio un ordine per una promozione, un ordine per nominare una persona responsabile, un ordine per concedere un congedo, ecc., allora dovrai farne delle copie e archiviarle a la tua cartella personale in ordine cronologico… Questo vale per tutti i documenti HR in relazione al dipendente.
Passaggio 4
Fai un inventario interno in modo da poter familiarizzare facilmente con il contenuto della valigetta. È anche compilato in ordine cronologico. Tutti i documenti nell'inventario devono avere un numero di serie, data di compilazione, titolo, numero di fogli e, possibilmente, qualche tipo di nota.
Passaggio 5
I file personali dei dipendenti dovrebbero essere conservati da una persona responsabile nominata per ordine del capo. Le correzioni sono consentite solo dalla mano di questa persona responsabile e le informazioni possono essere visualizzate solo in presenza di questa persona.
Passaggio 6
Quando si licenzia un dipendente, chiudere il suo file personale, ovvero riepilogare, numerare i fogli, scrivere il numero totale di pagine, cucire tutto e inviarlo all'archivio dell'organizzazione, mentre si completa la lista di consegna.
