Un file personale è una raccolta di documenti che contengono informazioni su un dipendente dal momento della firma dell'ordine di assunzione alla data di emissione dell'ordine di licenziamento. Nel nostro Paese è obbligatorio conservare i fascicoli personali solo per i dipendenti pubblici. Tuttavia, la maggior parte delle aziende e delle organizzazioni preferisce organizzare e registrare i dati dei dipendenti.
Istruzioni
Passo 1
Il file personale, di regola, contiene le seguenti informazioni sul dipendente: un foglio personale, copie dei documenti di istruzione, una copia dell'ordine e della domanda di assunzione, un contratto di lavoro, modifiche e integrazioni, documenti sulla certificazione e formazione avanzata e anche altri documenti necessari per il servizio del personale (copia di un certificato di matrimonio, certificato di nascita, passaporto, carta d'identità militare, ecc.).
Passo 2
Il file personale di ciascun dipendente è redatto in una cartella separata con una copertina di cartone: un raccoglitore. Contiene i requisiti: cognome, nome, patronimico del dipendente, data di apertura della pratica. Dopo il licenziamento del dipendente, il fascicolo personale viene chiuso. I documenti devono essere presentati all'archivio senza fallo.
Passaggio 3
I file personali chiusi vengono numerati, viene redatto un inventario interno dei documenti del caso. I documenti nella cartella vengono raccolti in ordine cronologico - dal momento in cui il dipendente arriva alla data del licenziamento. Nello stesso ordine viene redatto un inventario interno. La numerazione dei fogli di inventario è separata dalla numerazione dei documenti del fascicolo personale.
Passaggio 4
I file personali dei dipendenti vengono rilasciati solo al manager o ad altre persone per ordine del manager, nonché al dipendente stesso. Le informazioni archiviate in un file personale sono riservate, il che significa che non possono essere divulgate a estranei. È vietato apportare modifiche ai documenti precedenti del fascicolo personale, nonché estrarli.
Passaggio 5
Il dipartimento delle risorse umane conserva solo i registri dei dipendenti attuali. I documenti dei dipendenti licenziati vengono trasferiti all'archivio. Sono conservati lì per 75 anni e i file personali di dirigenti, dirigenti e persone con premi e lauree sono a tempo indeterminato.
