Nei servizi del personale di organizzazioni, imprese viene archiviato un gran numero di documenti: ordini di assunzione, concessione di ferie, trasferimenti, premi, pagamenti in contanti aggiuntivi, licenziamenti e altri. L'importanza di conservare tali documenti è dovuta alla necessità di conservare registrazioni dei documenti di ogni specifico dipendente. Il compito di formare correttamente e rapidamente i documenti nel caso è affidato agli ufficiali del personale.
Istruzioni
Passo 1
La formazione dei casi è il posizionamento dei documenti eseguiti nei casi. Raggruppare i documenti in casi per ogni anno solare, ad eccezione dei casi che sono stati formati inizialmente e non sono entro un anno solare. Tali casi includono: file personali di studenti, dipendenti, lavoratori, casi forensi, casi pensionistici, anamnesi e altri documenti contabili.
Passo 2
La formazione finale dei file personali di studenti, studenti, laureati dovrebbe essere effettuata dopo la laurea da un istituto di istruzione o studio post-laurea; lavoratori e dipendenti - al momento del licenziamento; anamnesi - dopo aver fornito la dimissione del paziente; cause giudiziarie - immediatamente dopo la fine del processo e la consegna della decisione; casi di pensione - dopo che i pagamenti della pensione sono stati terminati.
Passaggio 3
Durante la preparazione per l'archiviazione, combinare i file personali dei dipendenti che sono stati licenziati in file personali, se il numero di fogli non supera i duecentocinquanta. Lo stesso vale per le persone che si sono diplomate in un istituto di istruzione. Puoi anche creare un singolo file personale come unità di archiviazione separata. Questa regola si applica ai file personali di archiviazione permanente.
Passaggio 4
Quando si creano file personali, considerare i diversi periodi di conservazione. Per quanto riguarda i casi di conservabilità a lungo termine e permanente, formarli separatamente e includerli anche in inventari diversi.
Passaggio 5
Raggruppare gli ordini del personale in casi secondo i periodi di conservazione stabiliti. All'interno di ogni fascicolo personale i documenti sono inseriti in ordine cronologico, cioè dall'inizio alla fine dell'anno, nonché per data della loro approvazione, compilazione, registrazione.
Passaggio 6
I casi formati da conti personali, carte personali, libri di lavoro, nonché corredi di fascicoli personali, sono sistemati rigorosamente in ordine alfabetico. Quando si utilizza un tale disegno, effettuare ulteriori chiarimenti indicando le prime tre lettere nei nomi delle persone su cui è stato aperto un fascicolo personale.
