L'incontro è un attributo tradizionale di qualsiasi processo di gestione. Il significato, la natura, il livello tecnico, la durata di questa riunione d'affari possono variare a seconda degli obiettivi e delle condizioni specifiche della riunione. Allo stesso tempo, questo evento ha due principali caratteristiche distintive: durante la riunione viene discusso l'uno o l'altro problema o compito e il risultato dovrebbe essere una certa decisione. Una riunione di successo richiede un'organizzazione chiara.
Istruzioni
Passo 1
Prima di convocare una riunione e invitare un gruppo specifico di partecipanti, formulare lo scopo della riunione. Chiarisci tu stesso: con quale decisione dovrebbe finire. Il risultato può essere l'approvazione di un piano di lavoro per un certo periodo, lo sviluppo di una bozza di un ordine effettivo, la stesura di un programma di rete, ecc.
Passo 2
Se un problema viene risolto durante una riunione, lo scopo di una riunione di lavoro richiederà di rispondere alle domande: perché, perché e come. C'è una regola immutabile: prima di accettare, devi essere d'accordo su ciò che verrà discusso. Può darsi che partecipanti autorevoli al meeting si trovino a pensare che il problema dichiarato non esista. Incontri speciali - per generare (sviluppare) idee. Possono assumere la forma del cosiddetto "brainstorming". L'impostazione per tale procedura richiede una creatività non standard.
Passaggio 3
Una fase importante nella preparazione dell'incontro è la formulazione dell'ordine del giorno. Una riunione può essere inutile e improduttiva se le sue componenti informative e problematiche non funzionano. Pertanto, pensa chiaramente all'impostazione dell'argomento della conversazione. Confronta: "La questione dell'aumento delle vendite del prodotto A nella rete di vendita al dettaglio" e "Concordare azioni per aumentare le vendite del prodotto A nella rete di vendita al dettaglio". Nel primo caso, la discussione può trasformarsi in rapporti banali, nel secondo - nella soluzione di problemi dolorosi.
Passaggio 4
Anche il luogo dell'incontro è importante. C'è un'osservazione psicologica corretta: se la discussione si svolge nell'ufficio di un leader, la sua visione della risoluzione di un particolare problema può ovviamente essere dominante e più preferibile. Qualsiasi altra stanza (sala conferenze, stanza spaziosa) può essere l'opzione migliore. Ricorda: la zona di comoda comunicazione è a circa un metro di distanza. Quando possibile, tienilo a mente quando metti le sedie. I tavoli rotondi o ovali vanno bene per le riunioni. Un ritiro può essere ancora più appropriato in situazioni specifiche, ma è un'opzione molto costosa.
Passaggio 5
Pianifica attentamente l'orario della riunione. È irrazionale nominarlo prima della pausa pranzo o alla fine della giornata lavorativa, sono preferibili le ore mattutine. Se stai pianificando una lunga riunione, prenditi delle pause o delle pause caffè (5-10 minuti ogni ora). Se è necessario tenere una riunione informativa, è possibile un'opzione senza una riunione classica, ad es. senza sedie.
Passaggio 6
Disciplina i dipendenti dell'organizzazione e fa parte della cultura aziendale un chiaro calendario di incontri: si consiglia di tenerli in un normale giorno della settimana e ad una certa ora (ad esempio, il venerdì mattina).
Passaggio 7
Le riunioni serie spesso richiedono chiarezza: dimostrazione di tabelle, diagrammi, visualizzazione di materiali video. È auspicabile disporre di una lavagna, lavagna a fogli mobili, schermo per queste esigenze.
