C'è un'opinione secondo cui un incontro è un evento che può essere preparato spontaneamente. In effetti, questa forma di interazione aziendale richiede una seria formazione amministrativa.
Argomento dell'incontro
Il motivo dell'incontro deve essere formulato dal promotore. In nessun modo è sempre il partecipante più importante alla riunione in questa veste. Sulla base del fatto che gli incontri possono essere intra-aziendali e con il coinvolgimento di un'ampia gamma di invitati, è importante definire l'argomento in modo tale che possa attirare tutte le persone necessarie al dialogo.
Tipicamente, la formulazione tecnica dell'argomento è curata dal personale amministrativo o direttamente dal segretario dell'assemblea. L'ordine del giorno della riunione segue dall'argomento indicato. Questo documento include tutte le questioni che sono previste per la discussione. Ad ogni domanda è assegnato, previo accordo, un oratore, al quale è assegnato un termine per il suo intervento senza tener conto del dibattito. La durata della discussione è fissata separatamente nell'ordine del giorno.
Per una migliore comprensione dei problemi, non sarà superfluo preparare una dispensa che includa brevi riferimenti, statistiche o qualsiasi altra informazione informativa. Il segretario prepara tali materiali separatamente con ciascun oratore.
La fase finale della preparazione del documentario è lo sviluppo di progetti di decisione su ciascuna questione. Questo documento rappresenta le soluzioni proposte dai relatori sulla base della discussione. Registrano le frasi finali presentate dai relatori. Se i partecipanti non sono d'accordo con l'opzione nella bozza di decisione, il documento viene corretto dal segretario.
Persone invitate
L'ordine del giorno determina in gran parte l'elenco approssimativo delle persone che dovrebbero essere invitate ad affrontare le questioni sollevate. Quindi, un modo produttivo è invitare le persone che hanno il punto di vista opposto con l'oratore. In questo caso, l'incontro funge da "tavola rotonda" per le parti della situazione controversa.
I partecipanti alla riunione vengono informati con qualsiasi metodo disponibile: una telefonata, un'e-mail o un invito personale. L'intero pacchetto di documenti deve essere consegnato in anticipo a tutte le persone partecipanti in modo che abbiano l'opportunità di familiarizzare in anticipo con i materiali.
Condurre una riunione
Alla riunione deve partecipare un segretario. Il suo compito è redigere un protocollo a seguito della discussione. Nella stesura del documento, non è l'accuratezza letterale della registrazione della discussione che è importante, ma la riflessione di discorsi chiave e proposte specifiche.
Al fine di escludere possibili discrepanze, è meglio registrare l'andamento della riunione su un dittafono. Tutti i partecipanti devono essere informati dell'inizio della registrazione.
