Un ricevimento ufficiale è uno dei formati più popolari di incontri d'affari nella pratica rappresentativa delle imprese. Un'accoglienza ben organizzata degli ospiti è una grande opportunità per stabilire nuovi e ampliare vecchi rapporti commerciali con i partner, per ricevere informazioni importanti per l'azienda, per rafforzare la sua reputazione, per aggiungere nuovi "colori" all'immagine.
Istruzioni
Passo 1
I motivi dei ricevimenti possono essere molto diversi: vacanze, ricorrenze di eventi significativi, visita di un ospite d'onore (o salutarlo), arrivo (o partenza) di una delegazione di un'azienda partner, inaugurazione di una mostra, firma di un "fatidico " contratto o accordo, occasione informativa che richiede contatti di supporto con rappresentanti della stampa. Può essere solo un normale evento dell'organizzazione, senza alcun collegamento con alcun evento.
Passo 2
Il piano di preparazione all'ammissione comprende:
• selezione della forma (tipologia) di ammissione, • stesura di una lista degli invitati, • distribuzione di inviti, • pianificazione dei posti ai tavoli, allestimento della tavola, stesura di un menù (nel caso di organizzazione di "pasti" - colazione, pranzo, cena) La preparazione della componente contenutistica è prima di tutto: pianificazione di un argomento per uno scambio di opinioni e "costruendo" abilmente i discorsi-commenti degli attivisti dell'incontro, che durante il ricevimento è coordinato dal/i presentatore/i. Il loro obiettivo è rendere l'evento produttivo e interessante per tutti gli invitati.
Passaggio 3
Le tecniche sono generalmente suddivise in:
• giorno e sera;
• con posti a sedere (ovvero con posti assegnati in anticipo agli ospiti) e senza posti a sedere;
• formale (formale) e informale (informale).
Passaggio 4
Gli appuntamenti pomeridiani sono brevi appuntamenti pomeridiani. Per tali ricevimenti i nomi erano fermamente fissati: "bicchiere di champagne", "bicchiere di vino", "colazione".
I primi due formati sono i più semplici. Non sono previsti posti ai tavoli (bevande, snack sono offerti dai camerieri agli ospiti in piedi - di norma, dalle 12.00 alle 13.00).
La "colazione" dura da un'ora e mezza alle due (di solito nell'intervallo dalle 12.00 alle 15.00). Codice di abbigliamento - casual (se non diversamente specificato negli inviti).
Passaggio 5
I ricevimenti serali sono più solenni. Questi sono "tè", "cocktail", "buffet", "lunch", "lunch-buffet", "tè", "cena".
"Tea" - ricevimento tra le 16.00 e le 18.00. Questo è tradizionalmente un incontro di donne della durata di 1-1,5 ore. Al tavolo vengono serviti prodotti di pasticceria e da forno, frutta, succhi, acqua, dessert e vini secchi (rari gli snack).
"Cocktail" e "buffet" (tenuto in piedi) - incontro dalle ore 17.00 alle ore 20.00. Dura 2 ore. Il menu comprende snack freddi, pasticcini, frutta (a volte snack caldi). L'alcol viene esposto sui tavoli o servito nei bicchieri dai camerieri. Dress code - come indicato negli inviti: o un abito casual o uno smoking.
Il "pranzo" è organizzato dalle ore 20.00 alle ore 21.00, dura 2-2,5 ore. I suoi piatti: antipasti freddi, minestre, calde (carne e pesce), dessert, bevande alcoliche (ogni piatto ha il suo). Dopo la cena (della durata di un'ora), gli ospiti sono invitati nel soggiorno, dove vengono serviti tè o caffè.
"Cena" è l'ultimo ricevimento, a partire dalle 21:00 o più tardi. Il suo menu è simile al menu della cena. Oltre alla forma dell'abbigliamento: un abito scuro, uno smoking o un frac per gli uomini e un abito da sera per le donne.
"Lunch-buffet" - un ricevimento meno formale (di solito organizzato dopo uno spettacolo cinematografico o un concerto). I tavoli con gli antipasti sono serviti come un buffet. Posti a sedere ai tavoli da 4-6 persone sono gratuiti.
Passaggio 6
Quando organizzi un ricevimento, pensa a tutto nei minimi dettagli. Assicurati che le dimensioni della stanza corrispondano al numero di ospiti. Per quanto riguarda il menu, dovrebbe tener conto dei gusti, delle tradizioni nazionali e religiose degli ospiti (curare, se del caso, la preparazione di piatti sia magri che vegetariani).
