Dwight David Eisenhower è stato il 34esimo presidente degli Stati Uniti. Aveva un sacco di cose da fare, quindi ha deciso di creare il proprio sistema di pianificazione in modo da poter stare sempre al passo con tutto.
Eisenhower ha suggerito di utilizzare una matrice di priorità per pianificare i casi. Si basa sulla prioritizzazione secondo i criteri dell'importanza e dell'urgenza dei compiti. I casi sono suddivisi in quattro categorie:
… Queste sono cose che domani sarà troppo tardi. Queste questioni devono essere affrontate senza fallo e prima di tutto. Eisenhower ha suggerito che questa colonna dovrebbe essere sempre vuota perché se hai un compito urgente, ne valuti immediatamente l'importanza e l'urgenza e inizi a svolgerlo. In questa colonna si possono inserire diversi imprevisti, forza maggiore, visite mediche, chiamate urgenti. Devi provare a fare subito queste cose, portarle mentalmente in questa categoria.
… Di norma, sono queste attività che influiscono maggiormente sulla produttività dell'attività. Sono loro che vengono così spesso rimandati per dopo, motivo per cui si riversano in code e lavori urgenti e possono essere tranquillamente trasferiti nella categoria A. Questi sono casi che dovrebbero essere immediatamente completati in assenza di casi nella colonna 1.
Sono cose che sembrano impossibili da rifiutare, ma passano la maggior parte del nostro tempo, pur non spostandoci verso la meta e non portandoci alcun beneficio. I casi in questa colonna devono essere esaminati attentamente. Valgono il tuo tempo, hai bisogno di soddisfarli? Eisenhower ti ha consigliato di cercare persone che possano svolgere questi compiti per te con lo stesso successo o meglio.
… Queste sono le cose più improduttive da fare. Sedersi sui social network, sfogliare riviste, guardare la TV: ci vuole molto tempo, portando un minimo di beneficio. Se tali cose sono diventate un'abitudine, è necessario liberarsene gradualmente, riducendo il tempo a loro assegnato.
Sarai in grado di distribuire correttamente i tuoi affari ponendo le domande: questo compito è importante? Cosa succede se lo fai domani? Cosa succede se non lo fai affatto? In questo modo, puoi dare la priorità a fare le cose di cui hai veramente bisogno prima e non perdere tempo.
