La pianificazione e l'organizzazione dell'orario di lavoro è una componente importante di un lavoro efficace in qualsiasi posizione. Nel caso della posizione manageriale, l'importanza della pianificazione preliminare aumenta ancora di più, quindi è necessario affrontare questo problema con molta attenzione.
Istruzioni
Passo 1
Il responsabile può programmare autonomamente il proprio tempo o delegare in tutto o in parte tale funzione al segretario-assistente. In ogni caso, non si può fare a meno dell'interazione con il segretario, poiché è lui che prepara e organizza le riunioni, i materiali per le riunioni e riceve le chiamate in arrivo. Inoltre, il segretario di solito tiene in testa tutti i piani del dirigente a lui noto e cerca di distribuirli secondo l'orario di lavoro, quindi è molto importante informare tempestivamente il segretario circa i cambiamenti dei suoi piani.
Passo 2
Ma non dovresti fare affidamento esclusivamente sulla segretaria, è importante imparare come allocare il tuo tempo in modo tale da avere il tempo di fare tutto ciò che è pianificato. Un buon modo per farlo è analizzare ogni ora che è trascorsa e scoprire esattamente cosa è stato fatto e quanto tempo ci è voluto. È anche necessario evidenziare per te i principali compiti globali come leader e dedicare la maggior parte del tuo tempo di lavoro alla loro soluzione. In ogni caso, i compiti più importanti dovrebbero essere risolti in primo luogo, poiché è noto che l'80% dei compiti attuali viene risolto nel primo 20% della giornata lavorativa e il resto del tempo viene speso solo per il 20% del lavoro.
Passaggio 3
Non lasciare che eventi casuali attraversino il tuo programma. È meglio dedicare un po' di tempo a loro in anticipo nei piani, questo ti consentirà di avere maggiori probabilità di avere tempo per completare le attività principali. Quando si pianificano riunioni, eventi, riunioni, conferenze, procedere dal tempo reale che richiederanno, tenendo conto della preparazione, della conoscenza preliminare dei materiali, delle discussioni e delle domande spontanee. Cerca di distribuire tali eventi in tempo in modo che l'inizio del prossimo incontro non poggi sulla fine del precedente, poiché in questo caso sarai spesso costretto a essere in ritardo o stropicciare il finale.
Passaggio 4
I compiti del segretario spesso includono la pianificazione preliminare della giornata e della settimana, tenendo conto delle chiamate ricevute, delle offerte, degli inviti. Si consiglia alla fine della giornata lavorativa di discutere con la segretaria la sua idea del proprio programma, apportandovi delle modifiche. È ancora meglio farlo nel pomeriggio, in modo che il segretario abbia l'opportunità di apportare modifiche, fare chiamate con una proposta per rinviare questo o quell'evento. Il contatto costante con il segretario dovrebbe diventare un'abitudine, perché il suo programma dipende direttamente dal tuo e molti eventi richiedono una preparazione preliminare da parte sua.
Passaggio 5
Analizza i giorni lavorativi passati in termini di allocazione efficiente del tuo tempo. Forse vedrai soluzioni che ti permetteranno di fare di più, ad esempio, tenere più riunioni nella stessa area o combinare alcuni eventi. Annota gli eventi passati e pianificati nel tuo diario.
