Un'impresa di qualsiasi forma di proprietà ha il proprio flusso di lavoro sotto forma di un insieme di documenti di vario tipo, sistematizzati secondo un determinato principio. Un memorandum richiede un'attenzione particolare durante la stesura.
Che cos'è un promemoria?
La carta commerciale sotto forma di promemoria è di natura informativa e di raccomandazione. Viene fornito al superiore gerarchico o al capo dell'organizzazione. La nota può essere redatta su indicazione della direzione e su iniziativa del dipendente.
Il documento è costituito da fatti specifici in relazione a una questione specifica. Nella maggior parte dei casi, il promemoria è l'opinione soggettiva del dipendente, che è esposta per iscritto. A volte, alla luce degli eventi che si verificano nell'impresa, è estremamente importante che il manager conosca le opinioni dei subordinati per adeguare le loro ulteriori azioni. I dipendenti sono tenuti a comporre da soli una risposta dettagliata, integrata dalle proprie idee e raccomandazioni.
Per quanto riguarda l'oggetto delle segnalazioni, può essere diverso: da una fornitura di informazioni una tantum alla segnalazione periodica. A differenza delle note esplicative e di servizio, la nota può essere utilizzata all'interno dell'azienda o svolgere il ruolo di un documento di rendicontazione per un'autorità superiore.
Motivo per la redazione del documento
Un promemoria viene redatto a seguito di un processo fuori controllo, che può danneggiare l'impresa. È allora che il dipendente può portare allo stesso modo tutte le informazioni all'attenzione dei superiori. Ad esempio, può essere l'assenteismo multiplo di una persona responsabile o il mancato rispetto degli obiettivi pianificati, che, ovviamente, possono influire negativamente sulle prestazioni dell'intera impresa. In generale, il documento vuole diventare un segnale per un cambiamento nella politica interna, attualmente in fase di attuazione da parte della dirigenza.
Come redigere correttamente un promemoria
Di solito un documento è composto da più parti. Innanzitutto, è necessario formulare chiaramente il motivo per cui è stato scritto il memo. Delinea la situazione specifica ed elenca i fatti. Quindi si raccomanda abbastanza lucidamente di esprimere la propria opinione su ciò che sta accadendo. Allo stesso tempo, è necessario analizzare la situazione da tutte le parti e offrire la propria soluzione al problema.
Tutte le informazioni dovrebbero essere presentate in modo abbastanza succinto, pur attenendosi all'oggetto di ciò che è accaduto. La distorsione della realtà e l'espressione di congetture che non sono supportate da una base di prove sono inaccettabili.
Il documento è posto su un foglio di formato A4 con l'indicazione obbligatoria nell'angolo in alto a sinistra del nome dell'unità. In alto a destra, dovresti inserire le informazioni sul destinatario della nota. Poco più in basso, da una linea rossa, sono scritti a caratteri cubitali il nome del documento e il suo numero, nonché il luogo di compilazione.
Quindi, le informazioni sono presentate in una forma abbastanza libera, supportata dalla firma del dipendente che ha preparato il documento.
Prima di inviare il promemoria, si raccomanda di verificare attentamente la realtà di tutte le circostanze di cui sopra.
