In un intenso programma di lavoro, può essere difficile ritagliarsi del tempo non solo per il pranzo, ma anche per una pausa di cinque minuti. Lavorare in modalità di emergenza non porta solo alla fatica fisica. Si accumula disagio psicologico, che può causare depressione. Ecco perché è necessario organizzare con competenza la giornata lavorativa per riuscire a svolgere le proprie mansioni senza sforzi eccessivi.
Matrice di gestione del tempo - Come costruirla
Il mezzo più popolare per ottimizzare il tempo di lavoro è la matrice di Eisenhower. Questa è la prima cosa che viene insegnata a recuperare nei corsi di formazione sulla gestione del tempo. In una semplice tabella a quattro celle vengono scritte le attività, divise per priorità. Nella piazza in alto a sinistra - urgente e importante. Ciò include la risoluzione di momenti di lavoro di crisi acuta, compiti urgenti, progetti le cui scadenze si avvicinano. In alto a destra - questioni importanti, ma non così urgenti. Si tratta di pianificare nuovi progetti, valutare l'efficacia di quelli completati, le attuali attività quotidiane, identificare nuove aree di attività. La cella in basso a sinistra: compiti meno importanti, ma urgenti. Ciò include conversazioni telefoniche, alcuni incontri, considerazione di materiali urgenti, attività sociali. E l'ultima cella in basso a destra - non importa e non è urgente. Questo è lavoro di routine, alcune chiamate, intrattenimento.
La giornata lavorativa più efficace è considerata quella in cui il riquadro in alto a destra è pieno al massimo - con questioni importanti, ma non urgenti. Ciò significa che c'è tempo per completare tutti i compiti assegnati, tutto sta andando secondo i piani, non è prevista alcuna emergenza. Se il riquadro in alto a sinistra è pieno, significa che molte attività sono state rimandate "per dopo" e ora devi ripulire il mucchio accumulato di questioni urgenti e molto importanti. Allo stesso tempo, si accumulano cose importanti, ma non urgenti, che devono anche essere fatte, ma non c'è tempo per questo. E dopo il completamento dell'emergenza, si forma il prossimo a causa del fatto che i primi casi non urgenti si sono avvicinati da tempo alle scadenze per la loro attuazione.
Per prevenire un tale sviluppo di eventi, è necessario compilare regolarmente la matrice di Eisenhower e non solo in un giorno lavorativo. I manager più efficaci lo fanno più volte. Alla fine del mese - il prossimo, distribuendo i compiti principali alle celle. Alla fine della settimana - la prossima, spargendo il lavoro corrente nelle piazze e apportando modifiche. E prima della fine della giornata lavorativa - il prossimo, elaborando un piano delle questioni primarie. Una tale distribuzione delle responsabilità richiederà dai cinque ai dieci minuti e ti consentirà di non scervellarti su quali cose fare prima e quali - dopo.
Crunch costante: cosa fare?
Se le cose si accumulano e si accumulano, e otto ore del lavoratore non sono sufficienti per svolgere tutte le mansioni, vale la pena considerare la delega. Forse sono state impostate troppe attività che non possono essere gestite da un dipendente. Questa situazione merita di essere chiarita alla direzione. Per fare ciò, devi creare un elenco di cose da fare con elementi secondari: cosa devi fare per completare l'attività. Meglio ancora, pianifica il tempo trascorso. Ciò mostrerà chiaramente al capo che non è realistico far fronte all'intero volume di lavoro per una persona. In questo caso, parte delle attività può essere rimossa dal manager e trasferita a un altro dipendente.
