Un estratto del protocollo è un attributo indispensabile del flusso di lavoro di qualsiasi organizzazione. Avendo una forza giuridica simile al documento originale, l'estratto deve contenere tutti i dettagli necessari. Nella preparazione dei documenti pertinenti, occorre prestare attenzione ai dettagli.
Di norma, i requisiti per l'esecuzione degli estratti dei verbali sono stabiliti presso ciascuna impresa in conformità con le regole interne del fatturato aziendale. Tuttavia, ci sono norme generalmente accettate su come dovrebbe essere redatto questo documento.
Un estratto del verbale è una copia esatta del testo del documento originale su una questione specifica. Pertanto, un estratto del verbale della riunione deve includere il nome dell'organo di governo, la cui riunione è stata registrata. Di norma, queste informazioni sono indicate nel titolo del documento. Qui il tipo di documento "Protocollo" viene modificato in "Estratto dal protocollo". In alcuni casi, la scritta "Statement" è riportata nell'angolo in alto a destra del documento.
Inoltre, al fine di preservare la forza giuridica dell'originale, l'estratto del protocollo deve contenere informazioni:
- data, luogo e ora della riunione;
- informazioni sulla presenza di un quorum decisionale;
- informazioni sulla persona che esercita le funzioni di presidente;
- informazioni sulla persona che svolge le funzioni di segretario.
L'ordine del giorno dell'assemblea è ridotto ad uno specifico argomento di cui si sta preparando un estratto. Allo stesso modo, tutti i frammenti relativi alla discussione di questioni di terze parti sono esclusi dal documento.
L'esame dell'argomento all'ordine del giorno, sul quale si redige l'estratto, è riportato esattamente con il numero progressivo, la dicitura, lo svolgimento della discussione e le decisioni assunte.
Alla fine, l'estratto è firmato dal presidente e certificato dal timbro. Segue il requisito che ne conferma l'autenticità "La dichiarazione è corretta" ("Corretto") e viene apposta la firma del segretario con una decrittazione.
L'estratto originale del verbale è numerato, cucito e certificato dal timbro e dalla firma di una persona autorizzata.
