Le conferenze scientifiche differiscono per focus e scopo. Se prendiamo qualsiasi istituto, tali eventi possono essere organizzati almeno ogni settimana, ma solo nell'ambito di questa organizzazione. Ma per eventi più significativi esiste un algoritmo passo-passo in cui è necessario tenere conto di molti dettagli.
Necessario
- - Piano;
- - locali;
- - materiale per scrivere;
- - manifesti;
- - attrezzature multimediali;
- - microfoni;
- - dispense;
- - tavoli e sedie;
- - tovaglie;
- - cartelle con documenti;
- - acqua potabile e tazze.
Istruzioni
Passo 1
Decidere l'argomento della conferenza. In generale, affinché il tuo incontro scientifico abbia successo, devi riflettere attentamente sull'idea principale della conferenza. L'argomento dovrebbe essere rilevante, laconico e di interesse non solo per i relatori, ma anche per il pubblico. Dopotutto, la cosa più importante in tali eventi è l'interesse di entrambe le parti. Quindi riunisci un college di persone che la pensano allo stesso modo per trovare un argomento breve e utile.
Passo 2
Avvisare tutti i partecipanti in anticipo. Inoltre, il successo di convegni di questo tipo è determinato dalla presenza di ospiti di alto livello nel mondo scientifico. Naturalmente, tutto dipende dalle dimensioni della tua conferenza. In ogni caso, più ospiti illustri ti visiteranno, più interessante sarà tenere questo incontro. Abbiatene cura in pochi mesi, o anche un anno prima dell'apertura della riunione! Invia inviti scritti a tutti gli ospiti.
Passaggio 3
Prepara un piano di conferenza chiaro e dettagliato. Ora inizia a pianificare l'intero evento. Raduna di nuovo le persone che la pensano allo stesso modo e scopri, minuto per minuto, quando e cosa dovrebbe accadere. Elenca tutte le attività, i partecipanti e gli orari in una colonna. Non dimenticare di fare delle brevi pause durante la conferenza: dovrebbero essere 2-3, non di più. Ricontrollare più volte e apportare modifiche.
Passaggio 4
Distribuire le responsabilità tra tutti gli assistenti. Una volta che hai un piano chiaro per la conferenza, distribuisci tutte le attività preparatorie tra lo staff e gli organizzatori. Assicurati che tutto sia fatto in tempo.
Passaggio 5
Fornire informazioni e formazione sulle risorse. Considera quali dispense potresti aver bisogno per i partecipanti alla conferenza e i partecipanti. Possono essere opuscoli, stampe, cartelle, microfoni, penne, ecc. Far sentire tutti a proprio agio e beneficiare dell'evento.
Passaggio 6
Organizza la stanza. È impossibile organizzare un evento di successo senza una sala ben illuminata. Ovviamente tutto dipende dal numero di spettatori. È importante che la stanza sia spaziosa e favorevole al lavoro. Preparare in anticipo il numero richiesto di posti a sedere e di riserva. Pulisci il pavimento, le finestre. Porta i tavoli per i membri della conferenza. Installa tutta l'attrezzatura necessaria: schermo, computer, proiettore, altoparlanti, microfoni, ecc. Guarda la situazione per ciò di cui potresti aver bisogno.
Passaggio 7
Festeggia l'inaugurazione di una conferenza scientifica. Dare la parola al presidente della commissione di questo evento. Quindi, in qualità di organizzatore principale, assicurati che tutto vada secondo i piani.
