Le decisioni importanti prese in una riunione, riunione o riunione dovrebbero essere registrate nei verbali in modo che possano essere prese per l'esecuzione. Per fare ciò è innanzitutto necessario redigere correttamente il protocollo, prestando grande attenzione sia alla forma che al contenuto del documento. Nonostante la mancanza di un modulo unico, qui ci sono alcune peculiarità.
Istruzioni
Passo 1
Preparare fogli A4 o carta intestata aziendale (per documenti interni). Ciò ti eviterà di dover inserire manualmente tutti i dettagli (nome dell'organizzazione, indirizzo, ecc.). Nella parte superiore centrale del foglio, scrivi immediatamente il nome "Minuti" e sotto di esso, in caratteri più piccoli, descrivi brevemente l'essenza, l'argomento principale dell'incontro. Indicare la data e il luogo dell'evento. Inizia ora a compilare la parte introduttiva obbligatoria, che riguarda l'elenco dei partecipanti alla riunione che sono direttamente coinvolti nelle decisioni generali.
Passo 2
All'inizio, scrivi il cognome, il nome, il patronimico e la posizione del leader (presidente dell'assemblea). Nello stesso formato indicare gli estremi del segretario che redige il verbale dell'assemblea. Inoltre, nella sezione "Partecipato", elenca tutti coloro che hanno preso parte alla riunione (nome completo, posizione). Nel caso di un numero elevato di partecipanti, il cui elenco non rientra nella pagina, indicare il numero totale degli stessi, allegando l'elenco completo in un documento separato. Non dimenticare di creare un collegamento ad esso alla fine del protocollo nella sezione "Appendice". Posiziona la sezione "Agenda" come blocco successivo nei minuti. Qui, in un elenco numerato, elenca tutte le questioni per questo incontro.
Passaggio 3
Compilare il contenuto del protocollo in stretta conformità con l'ordine specificato nell'ordine del giorno. Ciascuno dei paragrafi dovrebbe contenere tre sezioni. Nel primo dei quali ("Ascoltato"), fornire i testi delle relazioni e assicurarsi di indicare i nomi e le iniziali, nonché le posizioni degli oratori. Nella sezione “Relatori”, in forma analoga, indicare gli altri partecipanti alla riunione che hanno preso la parola durante la discussione. Nella sezione successiva intitolata “Deliberato”, elencare le decisioni assunte in udienza, indicare il numero dei voti espressi “contro”, “favorevole” o “astenuto”. Successivamente apporre le firme del presidente e del segretario dell'assemblea.
