Tutti i documenti dell'organizzazione devono essere adeguatamente conservati. Un sistema chiaro ti consente di trovare istantaneamente il pezzo di carta giusto. Alcuni tipi di documenti hanno le proprie regole di archiviazione, ad esempio per gli ordini.
Necessario
cartelle, scatole, carta, computer
Istruzioni
Passo 1
Crea un registro degli ordini in cui verranno registrati tutti gli ordini per l'organizzazione. La rivista deve essere necessariamente rilegata e numerata, il che esclude i poscritti o la cancellazione di pagine.
Passo 2
Il giornale deve contenere determinate colonne. Il contenuto approssimativo delle colonne può essere il seguente: una colonna dove è indicato nell'ordine il numero della voce, la colonna con la data dell'ordine, la colonna con un riepilogo dell'ordine, la colonna con il numero dell'ordine, la colonna in cui il dipendente lascia un segno sulla familiarità con questo ordine. Inoltre, può essere aggiunta una colonna che indica la posizione dell'ordine (cartelle o box).
Passaggio 3
Tutti gli ordini devono essere ordinati in cartelle: ordini per l'ammissione e il licenziamento dei dipendenti (ordini del personale), ordini che riflettono gli incentivi dei dipendenti, invio di viaggi di lavoro e vacanze, ordini che riflettono le principali attività dell'organizzazione. Se gli ordini hanno ottimi periodi di conservazione, vengono create cartelle separate per loro.
Passaggio 4
Il sistema di archiviazione degli ordini deve essere chiaro, sistematizzato e garantire la continuità dei numeri assegnati agli ordini. Ciò è particolarmente vero quando l'ordine viene ritirato per lavoro. Si raccomanda di fare una fotocopia dell'ordine sequestrato per evitare confusione.
Passaggio 5
Tutti gli ordini devono essere stampati su carta intestata dell'organizzazione. In questo caso, il sigillo sull'ordine non è richiesto. Se l'ordine è stampato su un semplice foglio di carta, su di esso deve essere presente il sigillo dell'organizzazione.
Passaggio 6
Se l'impresa ha adottato un sistema elettronico per l'archiviazione degli ordini, deve essere uniforme in tutta l'organizzazione. I dipendenti che hanno il diritto di apporre la propria firma su questi documenti devono avere accesso agli ordini elettronici. È molto conveniente in questo caso utilizzare EDS (firma digitale elettronica). Si consiglia in ogni caso di stampare il log dell'ordine.
